À quoi servent les espaces de travail Sharepoint

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Sharepoint est un outil de collaboration en ligne populaire qui permet aux utilisateurs de travailler ensemble sur des documents et de les partager dans un environnement sécurisé. L’idée centrale de SharePoint est l’espace de travail. Alors, c’est quoi les espaces de travail SharePoint ?

Eh bien, ils sont l’outil utilisé pour accéder au contenu et naviguer dans votre environnement de travail. Si vous avez déjà utilisé un site SharePoint, vous avez certainement une idée du fonctionnement d’un espace de travail SharePoint.

Les espaces de travail SharePoint

Il existe différents types d’espace de travail SharePoint – à savoir des dossiers partagés, des espaces de travail SharePoint et des espaces de travail Groove. Les espaces de travail SharePoint dont on entend beaucoup parler ces jours-ci ont été introduits dans SharePoint 2010.Sharepoint

Ils vous permettent de copier les sites SharePoint sur votre machine locale. Ces copies peuvent être utilisées lorsque vous avez besoin de travailler hors ligne, et peuvent ensuite être synchronisées avec votre serveur. Un espace de travail SharePoint, ainsi utilisé hors ligne, peut n’avoir qu’un seul membre, la personne qui a créé cet espace de travail.

Les espaces de travail Groove existent déjà ça fait longtemps. Ils ont été introduits avec Groove 2007 et comprennent plusieurs outils de productivité supplémentaires. Typiquement, il permet à un groupe de personnes de travailler sur les espaces de travail Groove. Chaque personne doit être invitée à rejoindre l’espace de travail.

Les dossiers partagés sont une forme beaucoup plus simple d’outils de collaboration qui vous permettent d’intégrer le contenu d’un dossier au sein de votre système Windows.

Votre espace de travail SharePoint contient des bibliothèques et des listes de documents. Grace à l’outil Sharepoint, vous pouvez accéder à des calendriers, à des pages des sites et à d’autres contenus tels que les tâches et les discussions au sein de l’espace de travail. Les espaces de travail Groove ont des chat rooms, des outils et des fonctionnalités pour gérer les membres.

À quoi servent les espaces de travail SharePoint ?

Les espaces de travail SharePoint sont de puissants outils de collaboration qui vous permettent d’accéder facilement au contenu et de naviguer dans un grand répertoire de documents. C’est un excellent outil de collaboration pour une entreprise où vous avez affaire à un grand nombre de personnel qui peut avoir des horaires ou des priorités différentes.

La collaboration au sein d’une entreprise n’est pas toujours directe ou simple. Il peut être difficile de savoir qui fait quoi, ou quand, si vous êtes au siège social d’une entreprise et que votre équipe comprend des commerciaux en déplacement ou d’autre personnel qui travaillent dans une zone horaire différent.

La réponse de SharePoint au défi de l’environnement de travail de l’entreprise est l’espace de travail (le WorkSpace). Il a été créé par Ray Ozzie, qui était l’un des principaux développeurs de Lotus Notes, qui a mis la collaboration au premier plan. Au lieu d’être une simple liste de documents, le Sharepoint a plus d’options de recherche, de plateformes de discussion et de commentaires, de calendriers, de partage multi-utilisateurs, et même plus.

Il s’intègre avec Lync et d’autres outils, de sorte que les utilisateurs peuvent savoir quand d’autres utilisateurs ont synchronisé, et vous pouvez communiquer à la fois en temps réel et de manière asynchrone avec les utilisateurs qui travaillent sur les documents.

Les espaces de travail sont plus performants lorsqu’ils sont utilisés en plus d’autres outils SharePoint et Office. Il y a des wikis, des listes d’événements, des calendriers partagés, des sondages et des carnets OneNote à utiliser en plus de SharePoint. Toutes ces options ne s’intègrent pas bien les unes aux autres pour le moment.

Cela ne veut pas dire que ces outils manquent d’utilité, mais ce sont des outils séparés et les utilisateurs devront s’habituer à leur usage à travers d’autres interfaces, ou à les synchroniser manuellement.

La raison d’adopter le SharePoint

Il faut du temps et de formation pour aider les utilisateurs à s’habituer à travailler avec SharePoint, mais les outils eux-mêmes ne sont pas trop compliqués. Quiconque qui est à l’aise avec la navigation sur les sites Web et avec l’explorateur de fichiers Windows devrait être en mesure d’utiliser le SharePoint et de se retrouver en quelques minutes dans un espace de travail et commença à se familiariser avec l’outil. Le fait qu’il est possible de travailler hors ligne avec un grand nombre d’outils est une chance et rend le SharePoint pratique pour la plupart des applications.

L’un des principaux désavantages est la gestion des autorisations. Il est important que les utilisateurs comprennent qui ils doivent se connecter à un espace de travail et qu’ils savent ce que signifie permettre à quelqu’un de rejoindre un espace de travail. Il se peut qu’il soit préférable pour le service informatique de mettre en place SharePoint et de gérer le contrôle d’accès, plutôt que de permettre aux utilisateurs d’envoyer eux-mêmes des invitations dès les premiers jours.

Les outils collaboratifs, lorsqu’ils sont bien employés, peuvent énormément améliorer la productivité. Ils sont pratiques, suppriment un grand nombre de problèmes associés à l’envoi de documents par courrier électronique pour révision, et permettent de gagner du temps et d’éviter le stress lié au contrôle des versions.

Avoir la fonction chat à un document joint à un autre document est un avantage énorme. C’est une caractéristique que les utilisateurs apprécieront rapidement. Il en va de même pour les listes liées au contexte du travail pour lequel la liste est destinée. La plupart des utilisateurs se retrouvent dans des espaces de travail axés sur les projets, ce qui élimine les distractions et facilite amplement la concentration sur le travail à faire.

Il existe plusieurs versions différentes de SharePoint. Chacune aborde la logique des sites et des espaces de travail d’une manière légèrement différente, mais le principe reste le même.

Si vous avez une version d’Office qui est livrée avec SharePoint et que vous n’utilisez pas déjà ces outils, vous devriez certainement y jeter un coup d’œil, car ces outils augmenteront considérablement votre productivité et faciliteront énormément le travail avec une équipe répartie. Lorsqu’ils sont utilisés correctement, ils peuvent même éliminer le besoin pour des réunions et l’usage obsolète de Powerpoint.

Autres cas

Sharepoint Designer Consultant

Probablement vous avez entendu parler de Microsoft Sharepoint Designer. Il est souvent associé aux programmes de Microsoft Office. A un certain moment le produit était disponible, mais après un certain temps il a été retiré. Il a été un éditeur HTML public très sollicité par des milliers d’utilisateurs. Grace à ce produit, plusieurs sites Microsoft Sharepoint ont été conçus. Ce produit a aussi aidé à configurer des flux de travail et de pages web de types différents. Il fait partie de la gamme de produits Microsoft Sharepoint et il a été introduit pour la première fois en 2007. Aujourd’hui, il n’est plus disponible sur aucunes des suites Microsoft Office comme un supplément gratuit. La dernière version a été mise en public pour la deuxième fois en 2013. En ce qui suit, on va faire le tour sur l’historique de ce logiciel, son contenu et fonctions. Pourquoi Microsoft Sharepoint Designer ? Quelques décennies déjà, quand l’internet faisait son apparition et les gens commençaient à créer des sites web, le langage HTML était le code à apprendre pour cette tâche. C’était le code, parmi d’autres, utilisé pour créer des sites web que vous avez probablement consulté en ligne. Dernièrement, les temps ont changés. Il y a probablement plus d’entreprises que jamais qui offrent des services où vous n’aurais pas à vous soucier de connaitre le HTML ou tout autre type de code. Pour cette raison, quand vous apprenez le Microsoft Sharepoint Designer et ses fonctionnalités actuelles, vous allez réaliser que c’est une avance dans la bonne direction. L’histoire de Sharepoint Designer Quand il a été initialement mis en public, ce produit fonctionnait directement avec le Microsoft Expression Web. Des années plus tard, quand le Microsoft FrontPage était encore l’éditeur HTML haute de gamme, ce produit était considéré comme une mise à niveau très appréciée. En bref, l’Expression Web a été conçu pour succéder le FrontPage, tout en offrant un large choix de fonctionnalités. Le SharePoint Designer était spécialement conçu pour personnaliser et créer des sites web SharePoint. Si vous l’avez ou vous l’avez déjà, il dispose de modèles de site très spécifiques. Même s’il est conçu pour des fins commerciales, en 2009, il a été réintroduit comme un logiciel gratuit. Les fonctionnalités de SharePoint Designer Le Sharepoint Designer dispose d’un code de base similaire à celui de l’Expression Web. Il est capable de transformer des sites HTML et agir en tant qu’une interface…

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