Conseils pour choisir un système de gestion de contenu d’entreprise

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Qu’il s’agisse d’une grande ou d’une petite organisation, de nombreux documents sont générés chaque jour et chaque document est important, ce qui signifie qu’il doit être stocké d’une manière avec laquelle son accès serait facile. La nécessité de gérer le contenu produit par une organisation sous diverses formes a donné naissance à une grande variété de systèmes de gestion de contenu d’entreprise.

En termes simples, une gestion de contenu d’entreprise est définie comme le processus de gestion de documents ou d’archive, y compris les documents Word, les documents imprimés, les feuilles de calcul Excel, les images numérisées, les fichiers PDF et autres documents de ce genre. Ce processus peut améliorer la productivité et l’efficacité ainsi que le service client en éliminant les tâches basées sur la paperasse. Le système de gestion de contenu idéal permet à une organisation de s’assurer que tout le contenu est sécurisé et facilement accessible.

Grâce à la forte demande pour les systèmes de gestion de contenu d’entreprise adaptés, de nombreuses solutions sont aujourd’hui disponibles sur le marché à des prix très variés. Cependant, choisir le bon système peut être un défi et par conséquent vous devez être prudent afin de pouvoir choisir le bon système de gestion de contenu d’entreprise. Voici une liste de certains des paramètres importants que vous devez prendre en compte avant de choisir un système de gestion de contenu pour votre entreprise.

L’un des premiers paramètres à considérer est que le nouveau système s’intègre bien avec le système existant. Un système de gestion de contenu de haute qualité s’ajustera avec une variété d’autres applications à travers des APIs ou de connecteurs développés sur mesure afin de s’assurer que toutes les données disponibles au sein de l’organisation peuvent être recherchées et obtenues en un seul clic. Un autre point important à garder à l’esprit est que le système doit être accessible de n’importe où. Dans l’environnement actuel de BYOD, il est important que les employés puissent accéder aux informations requises à tout moment, de n’importe où dans le monde.

Avant de commencer à examiner les fonctions offertes par les différents fournisseurs, vous devez en apprendre davantage sur vos besoins. En termes simples, vous devez être extrêmement clair sur vos besoins avant de commencer à examiner les différents types de solutions disponibles sur le marché. Il est recommandé de recueillir les commentaires des différents services qui utiliseront le système afin de s’assurer que leurs exigences sont respectées.

Ceci est extrêmement important car il y a une liste énorme de produits avec une variété de caractéristiques. Cela signifie que vous pourriez finir par dépenser beaucoup plus d’argent que nécessaire au cas où vous ne seriez pas clair sur vos besoins. Certains fournisseurs pourraient essayer de vous vendre un système avec beaucoup de fonctionnalités et de paramètres à un coût assez élevé. Etre clair sur vos principales exigences vous permettra de vous assurer que vous ne finirez pas par dépenser plus d’argent que nécessaire.

Comme mentionné ci-dessus, les fournisseurs des systèmes de gestion de contenu sont nombreux, alors vous devez vous investir afin de choisir le bon fournisseur pour vos besoins. Vous devez vous assurer qu’ils conviennent parfaitement à votre entreprise. Une dimension que vous pouvez vérifier est la liste de leurs clients actuels. Telle liste vous en dit long sur la réputation de l’entreprise. S’ils disposent déjà des clients réputés, cela facilite votre travail.

Une autre dimension dont vous devez prêter attention est le type de formation et de soutien qu’ils offrent. Il faut beaucoup de temps pour former les employés à l’utilisation correcte d’un nouveau système, ce qui rend la formation et le support extrêmement importants pour un fournisseur de système de gestion de contenu. Il est également recommandé de s’associer avec un fournisseur qui connaît déjà votre secteur d’activité ainsi que les problèmes courants auxquels sont confrontées les entreprises du secteur.

Vous devez également poser des questions au fournisseur au sujet du soutien après la mise en œuvre. Il s’agit du support fourni une fois que l’installation est terminée et que le système est configuré selon vos besoins. Tel support est habituellement payé, mais il devrait être là et ils devraient être au courant du coût du support en question. Vous devez également vous assurer que vos employés sont à l’aise avec le personnel du service de support.

L’une des plus grandes erreurs commises par les entreprises lorsqu’elles choisissent un système de gestion de contenu est qu’elles ne tiennent pas compte de la flexibilité des différentes options de la licence d’exploitation. Les exigences commerciales changent constamment et parfois, un type particulier d’option de licence a du sens, mais à d’autres moments, vous voudrez peut-être acquérir un autre type de licence. Votre fournisseur doit permettre un accès au système ayant une variété de configurations en fonction de vos besoins, ce qui signifie qu’il doit y avoir une option de licence flexible pour vous permettre de personnaliser le système en fonction de vos besoins.

En ce qui concerne le coût d’un système de gestion de contenu d’entreprise, la plupart des fournisseurs suivent différents types de structures tarifaires. Certains des systèmes disponibles sur le marché sont entièrement disponibles sur abonnement tandis que d’autres sont basés sur l’utilisateur ou disponibles sur la base d’un coût unique avec des frais de maintenance annuels.

Lorsqu’il s’agit du coût du système, vous devez soigneusement réduire les choix en tenant compte du nombre des utilisateurs du système. De plus, vous devriez examiner attentivement vos objectifs sur le rendement du capital investi. Idéalement, vous devriez envisager atteindre votre rendement cible dans les 18 premiers mois. Il s’agit d’un investissement commercial qui permettra à votre entreprise d’économiser beaucoup d’argent à long terme.

Il va sans dire que la solution doit être évolutive. Elle devrait vous permettre d’ajouter plus d’utilisateurs au système au fur et à mesure que votre entreprise en a besoin. Par exemple, si vous mettez en œuvre une solution sans papier dans un service particulier, le système devrait vous permettre de le faire dans différents autres services une fois l’essai est réussi dans un service.

Conclusion

Dans l’ensemble, il est essentiel pour les entreprises aujourd’hui de tirer profit des solutions technologiques qui permettent à leurs employés d’obtenir l’information requise à tout moment. Un bon système de gestion de contenu d’entreprise fournit les informations nécessaires aux employés et leur permet de gérer facilement tout le contenu. Cependant, il est important que vous teniez compte des points mentionnés ci-dessus lorsque vous choisissez un système de gestion de contenu à fin de vous assurer qu’il répond aux exigences de votre organisation en matière de sécurité, de traitement, de données, d’accessibilité et de confidentialité.

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