Gestion de Contenu d’Entreprise

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La Gestion de Contenu d’Entreprise (en anglais Enterprise Content Management : ECM), peut être définie comme le fait de collecter et organiser de manière automatique des données concernant une entreprise, en vue de faire circuler efficacement ces informations entre les différents collaborateurs : clients, dirigeants d’entreprise, etc. Il ne s’agit pas d’une simple technologie, processus ou approche, mais d’une combinaison dynamique de méthodes, d’outils et de stratégies utilisés dans le but de capturer, stocker, gérer, faire circuler et préserver les contenus en couvrant l’ensemble du cycle de vie des données fondamentales.

L’information non structurée, notamment fichiers Excel, images scannées, fichiers PDF, sont stockées et sont disponibles aux collaborateurs qui en ont besoin, quand ils en ont besoin. La raison pour laquelle la Gestion de Contenu d’Entreprise est utilisée par différents organismes, de la gestion de contacts à la chaîne d’approvisionnement commerciale, en passant par les processus de l’administration gouvernementale ou ressources humaines, réside dans le fait qu’ils peuvent faire des affaires de manière plus simplifiée.

En triant et organisant l’information non structurée de manière à s’adapter aux besoins des entreprises et supprimant le recours au documents papiers, les entreprises et organismes sont désormais en mesure d’être plus productives. Quel que soit le secteur d’activité, la Gestion de Contenu d’Entreprise peut aider à optimiser les processus d’entreprise, supprimer la dépendance au format papier, augmenter la productivité, améliorer le service clients et réduire le risque organisationnel.

Les composantes clés de La Gestion Numérique des données sont :

Capturer : cela implique la création d’un nouveau fichier en convertissant des documents au format papier en fichiers numériques, et triant les données électroniques dans une structure pertinente.

Stocker : cela implique la sauvegarde temporaire d’un fichier constamment mis à jour sur des périodes déterminées dans un fichier structuré, permettant aux utilisateurs de modifier ou consulter le contenu sauvegardé.

Gérer : ce procédé comprend la liaison, modification et utilisation de l’information à travers différents éléments tels qu’un logiciel collaboratif, la gestion de documents et archives, gestion de contenu web.

Préserver : cela implique la sauvegarde de données qui ne sont modifiées que de manière occasionnelle, et sont souvent le fruit de diverses opérations de gestion des informations. Il est très souvent utilisé pour aider les organismes à se plier aux réglementations gouvernementales et autres.

Distribution : cela implique qu’en fin de compte, les utilisateurs et clients obtiennent l’information adéquate Éléments clés de la gestion numérique de données

La Gestion Numérique de données peut être séparée en 5 catégories majeures dont voici un aperçu :

1) Saisie numérique de documents

La gestion du contenu de données d’une entreprise en utilisant la Gestion du Contenu d’Entreprise requiert tout d’abord la saisie et l’importation de l’information à partir de documents vers une plateforme de référencement numérique sécurisée. Cela concerne n’importe quel document crée, stocké, archivé ou partagé, incluant :

  • cv de demandeurs d’emplois
  • Factures fournisseur
  • Rapports de recherche
  • Courriers
  • Contrats

Certains procédés utilisés pour saisie des documents comprennent:

  • Scan documents sur format papier
  • Travail avec des documents ayant déjà été créés sous forme numérique comme PDF, Documents sous Microsoft OFFICE, etc.
  • Tri et classement automatique des documents provenant d’appareils multifonction, serveurs et autres emplacements numérique partagés.

2) Archivage des documents vers « dépôts » numériques
A travers les systèmes de Gestion de Contenu d’Entreprise, les sociétés peuvent facilement archiver tous leurs documents commerciaux fondamentaux dans un « dépôt » numérique dont ils peuvent facilement y avoir accès. En ce sens, non seulement cela devient facile de garder des traces de l’emplacement des dossiers sensibles mais aussi réduire la complexité, le coût et temps nécessaire à la gestion des documents fondamentaux tout au long de leur cycle de vie. Cela permet d’améliorer la conformité avec les règles applicables en matière de conservation et de stockage de données.

3) Récupération de documents, indépendamment de la location ou dispositif utilisé
Une fois que le système de gestion de contenu d’une entreprise à stocké de manière sécurisée les archives d’un organisme, il autorise et permet aux utilisateurs de retrouver la trace de n’importe quel document nécessaire en permettant:

  • la recherche par texte intégral
  • la saisie de phrases particulières, spécifiques ou mots au sein des métadonnées d’un document, dénomination, annotation et texte
  • le préréglage des options de recherche comme la date de création de documents, etc.

La Gestion de Contenu d’Entreprise supprime le temps passé à rechercher des documents et des informations, en simplifiant et permettant au salarié de répondre instantanément aux demandes d’information des auditeurs, clients et citoyens. Mis à part cela, il donne au personnel un accès immédiat à l’information nécessaire à la prise de décisions pertinentes et éclairées relatifs aux divers problèmes qui pourraient affecter le résultat net d’un organisme.

4) Automatiser les processus de circulation de l’information
Avec l’automatisation des procédures, la Gestion de Contenu de l’Entreprise permet aux organismes d’éviter les tâches manuelles, telle que les photocopies, les répétitifs glisser-déposer ainsi que la transmission manuelle, leur permettant d’atteindre de meilleurs résultats avec peu de moyens. Certains programmes de Gestion de Contenu de l’Entreprise ont une fonction d’automatisation numérique capables de :

  • Alerter les utilisateurs lorsqu’un document requiert leur attention.

  • Transmettre automatiquement les documents aux utilisateurs qui en ont besoin, lorsqu’ils en ont besoin.

  • Identifier les erreurs liées à un document avant que le travail n’ait été effectué.

    Par exemple, les dossiers doivent être archivés, les bons de commande doivent être signés, et les demandes de congé des employés doivent être acceptés ou rejetés. L’automatisation de la Gestion du Contenu d’Entreprise garantit que tous ces documents passent par toutes les étapes nécessaires à l’acceptation et à la vérification, dans un ordre bien défini. Finalement, les procédures sont non seulement simplifiées et économiquement rentables, mais également plus fiables.

5) Sécurisation de documents et réduction des risques organisationnel

Avec des règles de conformité dans les différents secteurs de plus en plus strictes, jour après jour, plusieurs entreprises se tournent aujourd’hui vers les systèmes ECM afin de se protéger contre les risques encourus et optimiser leurs méthodes de gestion de documents. Les systèmes fiables de Gestion de Contenu des Entreprises permettent le réglage des paramètres de sécurité, ce qui permet aux entreprises de protéger leurs données contre toute tentative de modification ou d’accès.

La Gestion du Contenu d’Entreprise :
-le système contrôle les connexion et déconnexion, changement de mots de passe, création et suppression de documents, et plus encore.

-Restreint l’accès aux fichiers, annotations, rubriques, répertoires et autres propriétés qui incombent aux documents conformément aux paramètres indiqués.

-Protection de méta datas des documents sensibles en contrôlant l’accès à l’information jusque dans les modèles individuels, domaines et dossiers.

Les solutions apportées par la gestion numérique du contenu rendent cela possible pour les départements dans le secteur des affaires de gérer leur accès utilisateur de manière indépendante. De ce fait, le contenu sensible des ressources humaines reste dans les mains du département des ressources humaines, pendant que les données sensibles et privées à caractère financier restent au sein du département des finances, bien que ces infos soient tous stockées dans le même système référentiel.

L’importance et les avantages apportés par la Gestion de Contenu des Entreprises

Les systèmes de gestion numérique de contenu offrent une plateforme centralisée dans laquelle le contenu est conservé et

réparti tout en respectant les lignes directrices de la gestion des risques en se conformant aux exigences réglementaires. La Gestion de Contenu des Entreprises arrive à ce résultat en bannissant le recours au dispositif de mandat ad hoc qui est susceptible d’exposer une entreprise aux risques de conformité aux régulations en plus d’autres problèmes potentiels. Les systèmes pleinement opérationnels de la Gestion de Contenu des Entreprises possèdent des caractéristiques comme la classification des données, les connexions et déconnexions, des fonction complète d’évaluation, et autres mécanismes liés à la sécurité et au contrôle des flux de travail.

Le très performant logiciel de Gestion de Contenu des Entreprises est en mesure d’optimiser les processus des entreprise et d’accès à l’information, optimiser la sécurité, réduire les frais généraux d’entreprise, préserver l’intégrité de la société, et supprimer les engorgements en réduisant le nombre de mails envoyés et recours au format papier, tout comme le stockage de données, des éléments qui, en fin de compte, augmenteront la productivité. La société n’aura qu’à saisir tous les types de données qu’ils traitent, les processus auxquelles ils doivent faire face, ainsi que qui gère quoi. Les systèmes de Gestion de Contenu d’Entreprises peuvent repérer les documents quasiment identiques et les doublons, et permettre aux sociétés de conserver uniquement quelques copies de d’éléments d’un contenu, au lieu d’avoir plusieurs duplicatas.

Les systèmes de Gestion de Contenu des Entreprises sont de plus en plus complexes et importants de nos jours pour diverses raisons : violation de données et escroqueries financières, en passant par les règlementations qui ont été mise en place afin de les contrecarrer. Ils visent à améliorer la gestion de l’information, pas uniquement pour des raisons de conformité, mais également pour favoriser la protection de la réputation de la société. Il est également primordial aux sociétés et entreprises de gérer leur contenu de manière plus efficace par l’utilisation de logiciels analytiques et de veille économique d’entreprise qui leur permet d’utiliser les données disponibles à bon escient afin de prendre des décisions plus productives.

Les outils de la Gestion de Contenu d’Entreprise et les stratégies sont en constante évolution afin de s’adapter aux exigences du monde des affaires en vue de plus d’assimilation de de flexibilité. Étant donné que les approches ne cessent d’évoluer, nous devons

nous attendre à l’ajout d’options supplémentaires sur les plateformes de Gestion de Contenu des Entreprises.

En tant qu’entreprise visionnaire et actuelle, opérant dans le un monde dynamique, ultra connecté, il est aujourd’hui inconcevable d’avoir ses données éparpillées entre des comptes mails diverses, tréphones portables, disques durs. Vous ne voulez pas perdre un temps précieux à rechercher des informations particulières alors que vos concurrents sont déjà à la page, vous devançant et transformant le secteur.

L’offre de la Gestion de Contenu des Entreprises règle les problèmes liés aux processus et méthodes de stockage, d’organisation et de distribution de données au moment voulu à tous les destinataires concernés, tout en supprimant l’engorgement de données et le recours aux nombreux dossiers papiers.

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