Idées sur une implémentation d’un logiciel de gestion de contenu (ECM) réussie que vous pouvez utiliser

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Les logiciels de gestion de contenu d’entreprise sont devenus très répandus pour les entreprises d’aujourd’hui. Dans le passé, les dossiers conservés par les entreprises concernant les clients, les fournisseurs et les dépenses se faisaient généralement par impression sur papier.

C’était vrai, même avec l’avènement de l’ordinateur personnel, parce que c’est ainsi que les gens étaient le plus à l’aise. Aujourd’hui, il est beaucoup plus courant de voir les entreprises sauvegarder numériquement toute leur documentation à des fins de référence. Ceci facilite la gestion de tous leurs documents. Ce qui peut être difficile, cependant, c’est d’apprendre à utiliser avec succès un logiciel ECM.

C’est une solution qui peut fonctionner pour votre entreprise autonome ou qui peut être intégrée à tous vos locaux, peu importe où ils se trouvent. Voici quelques idées sur la façon de réussir une implémentation d’ECM afin que vous puissiez organiser toute la paperasserie liée à votre entreprise.

Comment fonctionne un logiciel ECM ?

Les logiciels et outils d’ECM sont assez complets. Ces programmes disposent de plusieurs fonctionnalités qui peuvent rendre la gestion de votre entreprise beaucoup plus efficace. Ils gèrent de nombreux types de documents différents et vous permettent d’organiser vos documents de manière sûre et rapide.

Par exemple, si vous avez besoin de rechercher des documents relatifs à un client, en tapant simplement son nom, vous pouvez extraire tous les fichiers le concernant. Dans le passé, vous aviez un dossier avec des documents imprimés, et vous étiez obligé d’examiner tous ces documents pour trouver le bon.

Ce n’est qu’une des nombreuses raisons pour lesquelles les logiciels de gestion de contenu d’entreprise peuvent rendre l’exploitation de votre entreprise beaucoup plus facile. Essentiellement, il place tous vos documents dans des dossiers accessibles, à la fois sur votre ordinateur et aussi dans le cloud. C’est pourquoi les solutions ECM sont bénéfiques pour les grandes et les petites entreprises, peu importe où elles se trouvent.

Principales fonctionnalités des logiciels ECM

Lorsque vous commencez à examiner les différents types de logiciels de gestion de contenu d’entreprise qui sont disponibles, vous verrez que beaucoup d’entre eux partagent des caractéristiques communes. D’un point de vue fondamental, ils offrent une interface utilisateur simple et réactive.

Cela signifie qu’ils sont conçus pour être conviviaux. La quasi-totalité d’entre eux assureront la gestion du contenu dans le cloud. C’est pourquoi les grandes entreprises choisiront d’utiliser un logiciel ECM, car il les reliera à des locaux distants ou des satellites. Les employés auront accès aux documents qui sont téléchargés du cloud et pourront y accéder en quelques secondes.

De plus, ils fournissent des solutions d’archivage de contenu, l’intégration ECM et ce que l’on appelle la collaboration ECM. Cela permettra aux collègues d’interagir ensemble, même à partir de locaux distants, comme s’ils étaient dans la même pièce travaillant sur le même document.

Conseils pour une mise en œuvre réussie d’une solution ECM

La mise en œuvre du logiciel est relativement facile. Son utilisation pourrait être un peu plus difficile. Le logiciel est simplement installé sur chaque ordinateur. Il sera utilisé par un employé qui aura besoin d’avoir accès à la documentation de l’entreprise. Apprendre à utiliser le logiciel est le vrai défi.

Bien que les entreprises qui produisent des logiciels de gestion de contenu d’entreprise essaient de les rendre aussi intuitifs que possible, il y aura toujours une courbe d’apprentissage. Essayez de travailler avec une entreprise qui a non seulement un logiciel fantastique, mais qui propose aussi une formation approfondie qui aidera chaque employé à se mettre à jour sur la façon dont il fonctionne.

Il est recommandé qu’une fois le logiciel installé, chaque employé passe en revue la série de vidéos qui sont souvent disponibles. S’il n’y a pas de vidéos, vous aurez accès à des sessions où des experts qui forment vos employés sur l’utilisation du logiciel de façon cohérente. Au moins, il devrait y avoir un manuel PDF auquel ils peuvent accéder, et vous devriez leur permettre de poser des questions chaque fois qu’ils rencontrent un problème.

De même, ces entreprises disposeront de lignes de service à la clientèle où des experts de ce logiciel pourront répondre à leurs questions par téléphone ou par courriel. Une fois la formation terminée, la mise en œuvre sera terminée. La partie suivante concerne l’utilisation du logiciel d’une manière qui profitera à votre entreprise.

Comment utiliser efficacement les logiciels ECM

Les logiciels de gestion de contenu d’entreprise doivent être organisés de manière à rendre le fonctionnement de votre entreprise aussi efficace que possible. Vous aurez probablement des dossiers désignés pour les projets, les clients, les fournisseurs, les comptes clients et les comptes fournisseurs.

En organisant ces documents dans des dossiers spécifiques et en donnant l’autorisation aux employés appropriés, cela aidera à rationaliser l’accès et le téléchargement des documents quand nécessaire. Il est recommandé de suivre une formation spécifique sur la façon dont vos employés interagiront avec le logiciel afin qu’ils puissent être aussi efficaces que possible.

Une implémentation réussie d’un ECM implique donc une formation adéquate à son utilisation générale et une formation spécifique sur la façon d’utiliser le logiciel pour gérer votre contenu.

Ces idées d’implémentation d’un ECM qui ont été présentées en dessus devraient vous aider à démarrer avec le prochain logiciel de gestion de contenu d’entreprise que vous achetez. Tant que l’entreprise vous fournit un type de logiciel intuitif mais complet, cet investissement se rentabilisera avec le temps.

Il est important que vos employés reçoivent immédiatement une formation adéquate afin qu’ils puissent commencer à utiliser le logiciel pour gérer les documents liés à leur travail dans votre entreprise ou société. Cela peut prendre plusieurs jours, mais une fois la période de mise en œuvre terminée, vous comprendrez alors pourquoi ce logiciel peut être avantageux pour pratiquement tous types d’entreprises.

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