La valeur de la gestion de contenu d’entreprise (ECM)

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Si vous avez déjà eu des problèmes à organiser la documentation de votre entreprise, vous pouvez envisager d’acheter un logiciel ECM. Il est conçu pour vous fournir des solutions de gestion de votre contenu, vous offrant de nombreuses options différentes pour trier vos documents numériquement.

Les solutions de gestion de contenu d’entreprise sont disponibles depuis de nombreuses années, mais la technologie moderne les a rendues plus efficaces que jamais. La gestion de contenu peut sembler être un processus simple, mais au fur et à mesure que les entreprises grandissent en taille et acquièrent de nouveaux clients, vous aurez certainement besoin de ce logiciel pour suivre chaque aspect de votre entreprise. Discutons de la valeur des logiciels de gestion de contenu d’entreprise, et pourquoi ils sont utilisés par tant d’entreprises aujourd’hui.

Que pouvez-vous faire avec un logiciel ECM?

Le logiciel de gestion de contenu d’entreprise fonctionne directement avec une documentation numérique. Si vous n’avez qu’un seul ordinateur, ou plusieurs qui sont reliés par réseautage à votre lieu de travail, tout le monde peut utiliser ce type de système. Une des raisons pour lesquelles ce logiciel est populaire est qu’il offre un stockage sécurisé de documents. Vous pouvez instantanément accéder à vos documents, automatiser de nombreux aspects de votre entreprise et disposer d’un système de recherche et de récupération en texte intégral.

Les fonctionnalités principales du logiciel d’ECM

Quelques-unes des meilleures caractéristiques des logiciels de gestion de contenu d’entreprise incluent la sécurité granulaire des documents. Vous pouvez contrôler les informations contenues dans tous vos dossiers, en limitant l’accès à certains d’entre eux si nécessaire. Ces restrictions peuvent également s’appliquer à des documents individuels, à des annotations et à différents champs que vous utilisez pour organiser vos informations. De plus, vous pouvez saisir, approuver et acheminer numériquement différents formulaires, ce qui simplifie grandement le processus.

Votre entreprise devrait-elle utiliser un logiciel de gestion de contenu d’entreprise ?

Lorsque vous évaluez la valeur d’un logiciel de gestion de contenu d’entreprise, vous vous demandez peut-être si c’est la meilleure solution pour votre entreprise. Le consensus général est que la plupart des entreprises utiliseront une documentation numérique au cours de la prochaine décennie et qu’il serait donc important pour ce type de transition.

Par exemple, les dossiers qui ont souvent été vus dans les édifices médicaux et les bureaux sont maintenant entièrement numérisés. Il s’agit d’une façon beaucoup plus rentable de gérer les documents relatifs à vos clients et beaucoup plus respectueuse de l’environnement.

Cela vous fera également gagner du temps et vous évitera d’avoir à purger vos documents à l’aide de déchiqueteuses de papier. Vous pouvez tout supprimer en quelques secondes, ce qui vous donne beaucoup plus de flexibilité et de temps pour gérer votre entreprise.

Un logiciel d’ECM vaut-il l’investissement ?

La dernière question que vous devez vous poser est de savoir s’il s’agit ou non d’un investissement judicieux pour votre entreprise à l’heure actuelle. Dans certains cas, il s’agit d’un logiciel très coûteux, ce que de nombreuses petites et moyennes entreprises ne peuvent se permettre.

Cependant, les coûts initiaux et continus de l’utilisation du logiciel sont compensés de façon significative lorsqu’on considère les économies de temps. Certaines estimations ont montré que vous pourriez économiser six chiffres sur les dépenses annuelles qui ont été induites en travaillant spécifiquement avec des documents papier au lieu de documents numériques.

Par conséquent, si vous pouvez vous permettre d’obtenir certains des meilleurs logiciels ECM, vous verrez à la fois le temps et les avantages monétaires en quelques mois.

Pourquoi tant d’entreprises comprennent la valeur des logiciels de gestion de contenu d’entreprise

Il y a d’autres raisons pour lesquelles ce logiciel est utilisé plus que jamais. De nombreuses entreprises ont été confrontées à des problèmes de protection des données, à la fraude financière et au vol de leurs documents. En protégeant par mot de passe tous vos documents et en désignant certaines personnes pour avoir accès à cette documentation numérique, vous pouvez facilement suivre l’évolution des fichiers.

De plus, si vous avez plusieurs magasins ou bureaux, situés dans tout le pays, c’est le moyen le plus facile de partager l’information qui peut être nécessaire dans ces endroits éloignés. En déposant simplement les documents dans le cloud, d’autres personnes peuvent y accéder en quelques secondes. C’est pour ces raisons que beaucoup de gens voient la valeur d’utiliser d’un logiciel ECM.

Y a-t-il une courbe d’apprentissage significative lors de l’utilisation du logiciel ?

Bien qu’il puisse y avoir une courbe d’apprentissage lors de l’utilisation initiale du logiciel, elle deviendra rapidement très simple pour vous et vos employés. La plupart des principaux producteurs d’ECM fourniront non seulement des didacticiels vidéo, mais aussi de la documentation qui peut vous aider à comprendre comment il fonctionne.

Vous pouvez également recevoir une formation personnelle de la part de grandes entreprises qui commercialisent des logiciels de gestion d’entreprise à l’échelle nationale. D’ici quelques semaines, vous devriez être en mesure d’utiliser ce logiciel qui vous fera gagner du temps et qui sera bientôt populaire parmi la plupart des entreprises.

Si vous avez utilisé un système de fichiers manuel pour tous vos documents, même s’il s’agit de documents numériques, vous savez que l’organisation et la distribution de ces informations peuvent prendre beaucoup de temps. De même, la sécurité de ces documents peut devenir très problématique. Au lieu de cela, vous devriez utiliser un logiciel ECM qui rationalise le processus de stockage, de protection et de distribution des documents de votre entreprise.

La plupart des entreprises verront la valeur d’un logiciel de gestion de contenu d’entreprise dans les semaines qui suivent son installation. C’est encore plus remarquable pour ceux qui ont de grandes entreprises et une multitude de bureaux satellites. Vous gagnerez un temps considérable en intégrant le logiciel dans vos affaires quotidiennes.

Si vous n’avez pas ce droit en ce moment, vous pouvez envisager de consulter les logiciels ECM facilement disponibles en ligne afin que vous puissiez y avoir accès et qui peuvent littéralement changer la façon dont vous faites des affaires avec une pensée positive.

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