La Gestion En Ligne Des Documents

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Si vous êtes une petite entreprise qui embauche plusieurs employés ou si vous dirigez une entreprise implantée dans le monde entier, alors vous aurez besoin d’un moyen pratique de stocker tous les documents de votre entreprise – et c’est là où les systèmes de gestion en ligne de documents entrent en jeu. Le bon système de gestion peut vous assurer que vous gardez les données sur vos clients en toute sécurité tout en facilitant la collaboration entre les employés pour une résolution plus rapide et réussie des problèmes. Alors que les systèmes de classement papier de base et d’autres solutions peuvent être très efficaces auparavant, le stockage des dossiers dans une armoire métallique est tout simplement dépassé dans un monde moderne et numérique.

Pensez-vous à passer à une solution qui convient mieux à votre organisation et à vos besoins qui sont en constante évolution ? Si c’est le cas, vous serez heureux de vous informer sur certains des avantages qu’offre le passage à des systèmes de gestion en ligne de documents.

Mais d’abord, qu’est-ce que la gestion en ligne de documents?

Un système de gestion en ligne de documents est une armoire électronique en ligne que vous pouvez utiliser pour organiser tous vos fichiers et papiers numériques. Ce système aide les utilisateurs à transformer les fichiers papier en fichiers numériques et à les stocker dans un espace unique après qu’ils ont été numérisés et importés dans des formats numériques. Ces systèmes ne sont que des outils mais qui permettent aussi aux utilisateurs de suivre et d’éditer les données stockées et de gérer leur accès.

Les avantages de l’utilisation de la gestion en ligne de documents

  1. Une productivité accrue

La productivité peut facilement être compromise lorsque vous partagez des fichiers sur papier ou par courrier électronique. De même, la tache devient compliquée si plus de deux personnes sont impliquées. S’il y a des modifications sur les copies papier, quelqu’un sera responsable de la mise à jour de ces modifications sur la copie électronique, ce qui n’est pas très efficace. Une gestion unique de vos documents permet aux utilisateurs de télécharger des fichiers et de demander à différentes parties d’examiner le document dès qu’il est mis à disposition. S’il est nécessaire d’apporter des modifications, les personnes concernées peuvent le faire directement sur la plate-forme, en partageant leurs feedback avec les autres.

  1. Une meilleure gestion des autorisations

Si vous êtes responsable de la gestion d’information sensible, vous jouez un rôle très important dans votre organisation. Cela signifie que quelqu’un ait confiance en vous et il est prêt à vous faire confier leurs données personnelles et informations et s’attend à ce que vous les traitiez avec soin. Et cela implique aussi que vous disposez d’un système de traitement d’autorisations. Il est essentiel que tous les fichiers de votre entreprise soient partagés en toute sécurité et que vous puissiez surveiller ceux qui y accèdent et quand ils y accèdent. Les systèmes de gestion de documents, y compris les systèmes en ligne, facilitent la gestion d’accès aux données de l’entreprise, ce qui vous aide à les protéger.

  1. Un accès flexible

Les affaires d’aujourd’hui sont plus flexibles et ne s’articulent plus sur le travail de 9 à 5. Les lieux de travail ne se limitent plus aux bureaux traditionnels et c’est pourquoi un plus grand nombre d’organisations doivent rendre possible l’accès aux documents de n’importe où et à n’importe quel moment. Les options traditionnelles de stockage de fichiers sont très limitées étant donné que le courrier électronique et les copies papier ne sont pas toujours des solutions sécurisées. Les utilisateurs peuvent même pas être en mesure d’y accéder de l’extérieur de leur bureau. Un système de gestion en ligne vous offre la possibilité et la flexibilité d’accéder à vos fichiers à partir de plusieurs appareils, ce qui permet d’effectuer le travail à partir de presque n’importe où.

  1. Protection des fichiers

Si vous vous confiez uniquement à des copies papier de vos documents ou à des versions stockées sur un disque partagé conservé au bureau, sachez que vous vous préparez à un désastre. Une panne de courant pourrait affecter votre disque partagé, limitant l’accès à vos fichiers. Ceci pourrait vous faire rater des échéances importantes. Il en va de même pour toute autre catastrophe qui pourrait avoir un impact négatif sur vos espaces de travail, comme un incendie ou une inondation. Avec un système de gestion en ligne de documents, vous pouvez s’assurer que vos documents sont bien protégés et toujours disponibles quoi qu’il arrive, puisque la plupart des fournisseurs de services ont des serveurs sécurisés dans des endroits sécurisés qui sont conçus pour faire face à toute sorte de catastrophe.

  1. Collaboration facile

Le partage d’idées, de documents et de fichiers est vital pour toute organisation et il est souvent le fruit des idées innovantes. Dans la plupart des cas, se confier au courrier électronique pour l’envoi et la réception des fichiers ou travailler avec des copies papier n’est pas très collaboratif. Les courriels peuvent être très isolants et peuvent entraîner des doublons dans le système en raison du fait que toutes les personnes concernées apportent des modifications au fichier et le partagent ensuite avec le groupe. En raison de cet embrouillement, les grandes idées peuvent se perdre dans la chaîne et ne jamais être mises en œuvre. Les systèmes de gestion en ligne de documents s’articulent sur le principe que la collaboration est la clé. Ils vous offrent une plateforme où vous pouvez communiquer en temps réel et faire votre feedback et partager, ce qui vous permet d’échanger vos pensées et de vous assurer qu’elles sont prises en considération.

  1. Réduction du coût papier

Le coût du papier peut rapidement s’accumuler au sein de votre bureau, donc la réduction de ces coûts par le passage à une gestion et un stockage de fichiers numériques vous permettra d’économiser davantage. Comment ? Avez-vous une idée sur le montant d’argent que votre entreprise dépense pour se débarrasser des déchets papiers, les coûts d’entreposage (c.-à-d. classeurs), les coûts d’encre et de toner, l’entretien des imprimantes et les coûts d’acquisition de papier, sans oublier le temps que vos employés passent à classer et à commander plus de papier ?. Avec les systèmes de gestion en ligne de documents, vous n’aurez pas besoin de papier, car tous vos dossiers et documents sont stockés numériquement et facilement accessibles en cas de besoin. Le passage à la dématérialisation n’est pas seulement intelligent, mais aussi écologique.

Si vous pensez en tant qu’entreprise à rationaliser la gestion de vos dossiers et documents, il est temps d’essayer un système de gestion en ligne de documents. Non seulement ce système rationalise la circulation des et l’accès aux données, sécurise vos données, améliore la collaboration et la productivité, mais il est également rentable. Contactez dès aujourd’hui un fournisseur de services de gestion en ligne de documents pour plus d’informations.

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