De Waarde Van Enterprise Content Management

#

Heeft u ooit problemen met het organiseren van de documentatie die uw bedrijf produceert, dan kunt u overwegen om ECM-software te krijgen. Dit is ontworpen om u oplossingen te bieden voor het beheren van uw inhoud, waardoor u veel verschillende opties heeft voor het sorteren van uw documenten die digitaal zijn afgeleid.

Enterprise Content Management-oplossingen zijn al vele jaren beschikbaar, maar de moderne technologie heeft dit efficiënter dan ooit tevoren gemaakt. Contentbeheer lijkt een eenvoudig proces, maar naarmate bedrijven in omvang groeien en nieuwe klanten aannemen, hebt u deze software zeker nodig om elk aspect van uw bedrijf bij te houden.

Laten we bespreken wat de waarde van enterprise content management-software is, en waarom het tegenwoordig door zoveel bedrijven wordt gebruikt.

Wat kunt u doen met ECM-software?

Enterprise content management software werkt rechtstreeks met digitale documentatie. Als u slechts één computer hebt, of veel computers die verbonden zijn via netwerken op uw bedrijfslocatie, kan iedereen dit type systeem gebruiken. Een paar van de redenen waarom deze software populair is, is dat deze veilige opslag van documenten biedt. U kunt meteen documenten vastleggen, vele verschillende aspecten van uw bedrijf automatiseren en u hebt een systeem voor het doorzoeken en terugvinden van volledige tekst.

Hoofdkenmerken van ECM-software

Enkele van de beste functies die worden geleverd met software voor het beheren van enterprise content, zijn gedetailleerde documentbeveiliging. U kunt informatie beheren die zich in al uw mappen bevindt, en zo nodig de toegang tot sommige ervan beperken. Deze beperkingen kunnen ook worden toegepast op afzonderlijke documenten, annotaties en verschillende velden die u gebruikt om uw informatie te ordenen. Bovendien kunt u verschillende formulieren digitaal vastleggen, goedkeuren en doorlopen, waardoor dit een zeer gestroomlijnd proces is.

Moet uw bedrijf Enterprise Content Management Software gebruiken?

Naarmate u de waarde van enterprise content management-software evalueert, kunt u zich afvragen of dit de beste pasvorm voor uw bedrijf is. De algemene consensus is dat de meeste bedrijven het komende decennium digitale documentatie zullen gebruiken, en daarom zou het belangrijk zijn voor dit soort transities. Zo zijn de bestanden die vaak werden gezien in medische gebouwen en kantoren nu volledig gedigitaliseerd.

Dit is een veel rendabelere manier om documenten met betrekking tot uw klanten te beheren en is ook veel milieuvriendelijker. Het bespaart u ook tijd, waardoor het niet meer nodig is om documenten te verwijderen via papiervernietigers. U kunt alles binnen enkele seconden verwijderen, waardoor u veel meer flexibiliteit en tijd krijgt om uw bedrijf te runnen.

Is ECM-software de investering waard?

De laatste vraag die u moet overwegen, is of dit op dit moment een verstandige investering voor uw bedrijf zou zijn. In sommige gevallen kan het erg dure software zijn, iets dat veel kleine en middelgrote bedrijven zich niet kunnen veroorloven. De initiële kosten en de lopende kosten van het gebruik van de software worden echter aanzienlijk gecompenseerd wanneer wordt gekeken naar tijdsbesparingen.

Sommige schattingen geven aan dat u zes cijfers over de jaarlijkse uitgaven kunt opslaan die werden veroorzaakt door specifiek te werken met papieren documenten in plaats van digitale documenten. Daarom, als u het zich kunt veroorloven om enkele van de beste ECM-software te verkrijgen, ziet u zowel de tijd als de geldelijke voordelen binnen enkele maanden.

Waarom zoveel bedrijven de waarde van Enterprise Content Management Software begrijpen

Er zijn extra redenen waarom deze software meer dan ooit wordt gebruikt. Veel bedrijven hebben te maken gehad met datalekken, financiële fraude en diefstal van hun documentatie. Door al uw documenten met een wachtwoord te beveiligen en bepaalde personen toegang te geven tot digitale documentatie, kunt u gemakkelijk bijhouden waar de bestanden naartoe gaan.

Als u daarnaast over het hele land verspreid over meerdere winkels of kantoren beschikt, is dit bovendien de gemakkelijkste manier om informatie te delen die op deze externe locaties nodig kan zijn. Door de documenten gewoon in de cloud te laten vallen, hebben anderen meestal binnen enkele seconden toegang tot deze informatie. Om deze redenen zien veel mensen de waarde van het gebruik van ECM-beheersoftware.

Is er een belangrijke leercurve bij het gebruik van de software?

Hoewel er bij het eerste gebruik van de software een leercurve kan zijn, zal het binnenkort voor zowel u als uw werknemers heel eenvoudig zijn. De meeste van de beste ECM-producenten bieden niet alleen videozelfstudies, maar ook documentatie die u kan helpen begrijpen hoe het werkt.

U kunt ook persoonlijke training krijgen van grotere bedrijven die landelijk ondernemingsmanagementsoftware op de markt brengen. Binnen een paar weken moet u bedreven raken in het gebruik van deze tijdbesparende software die binnenkort gebruikelijk zal zijn in de meeste bedrijven.

Als u een handmatig bestandssysteem gebruikt voor al uw documenten, zelfs als dit digitaal is, weet u dat het organiseren en verspreiden van deze informatie zeer tijdrovend kan zijn. Evenzo kan het plaatsen van uw eigen beveiliging op deze documenten zeer problematisch worden. Gebruik in plaats daarvan ECM-software die het proces van opslaan, beschermen en distribueren van documenten die betrekking hebben op uw bedrijf stroomlijnt.

De meeste bedrijven zullen de waarde van enterprise content management-software binnen enkele weken na installatie hiervan in hun vestigingsplaats zien. Het is zelfs nog opvallender voor degenen met grote bedrijven en een groot aantal satellietkantoren. U bespaart een aanzienlijke hoeveelheid tijd door de software te integreren in uw dagelijkse zakelijke aangelegenheden.

Als u dit op dit moment niet hebt, overweeg dan om reviews van ECM-software direct beschikbaar online te bekijken, zodat u toegang kunt krijgen tot deze software die de manier waarop u zaken doet op een positieve manier letterlijk kunt veranderen.

Overige cases

Contacteer ProcessDelight

Vragen of opmerkingen? Ontdek hoe ProcessDelight het verschil maakt voor uw bedrijfsprocessen. Contacteer ons meteen.

#ProcessDelight bvba
BE0685.868.291
Volg ons