Document Management Systemen Voor Uw Bedrijf

#

Decennia lang hebben bedrijven en overheidsinstellingen geworsteld met bergen papieren documenten, die zorgvuldig opgeslagen moesten worden zodat ze in een later stadium makkelijk en snel terug te vinden waren. Het aantal documenten werd buitengewoon veel, soms exponentieel, totdat vele bedrijven bedolven werden onder de stapels papierwerk. Fulltime medewerkers waren nodig om de duizenden papieren te organiseren en archiveren, om ze vervolgens weer tevoorschijn te halen voor diegenen die ze nodig waren.

De overheid is beroemd voor haar vele stapels papierwerk die ingediend moeten worden, het rechtssysteem, het schoolsysteem, de politiediensten en zelfs de lokale waterschappen worden bedolven onder het papierwerk. Dan zijn er ook nog de ziekenhuizen, advocaten, tandartsen, verzorgingstehuizen en vele andere medische beroepen die iedere procedure, medicatie en röntgen eindeloos moeten bewaren.

Vervolgens heeft ieder bedrijf op aarde de zorg voor de belasting, werknemergegevens, rekeningen en duizenden andere zaken op papier. Tegenwoordig zijn er betere manieren om documenten op te slaan, te organiseren, sorteren en beheren door het gebruik van diverse beheer systemen voor digitale documenten die hedendaags beschikbaar zijn. Hier volgen een aantal tips waar u op moet letten als u dit overweegt voor uw bedrijf.

De Meeste Document Beheer Systemen Zijn Doelgericht

Wanneer u gaat kijken naar de verschillende digitale document beheersystemen die op de markt zijn, zijn de meeste software georiënteerd en specifiek voor één branchetype gemaakt. Enkele van de betere systemen kunnen worden aangepast om voor meerdere bedrijven te functioneren, terwijl andere systemen verwisselbare sjablonen of andere gemakkelijke functies hebben waardoor de software aan te passen is aan verschillende niches.

Een van de beste manieren om software te vinden die perfect bij uw bedrijf past is om andere bedrijven die zich in dezelfde niches bevinden te vragen welke specifieke software zij gebruiken. Het hoeft geen concurrent te zijn, het kan een ander bedrijf verderop in de bevoorradingsketen zijn met soortgelijke producten, inventaris of document behoeften. Een ander belangrijk punt is, helemaal in de medische branche, om bij de lokale colleges en universiteiten eens te kijken wat studenten aldaar precies studeren.

In kantoren zoals die van doktoren en ziekenhuizen, zou het van groot belang moeten zijn dat alle aangesloten artsen hetzelfde document beheersysteem gebruiken, zodat documenten gemakkelijk verzonden of opgehaald kunnen worden door andere artsen in hetzelfde netwerk. Tevens zijn vele medisch dossier technici na het afstuderen reeds bekend met een of twee van deze specifieke systemen.

Voor Vele Kleine Bedrijven Is Document Opslag Een Gedoe

Het gemiddelde kleinbedrijf wil helemaal niet bezig zijn met opslag van documentatie maar zijn meestal wel verplicht om van al hun rekeningen jarenlang kopieën te bewaren. Dit kan soms leiden tot een gigantische stapel papierwerk waar men dan weer personeel voor moet aannemen en wat onderhouden moet worden. Of, alles kan vanaf het begin digitaal opgeslagen worden, wat het zoeken vergemakkelijkt en een snelle inzage verschaft, wat weer uren per dag spaart op de werkvloer en een complete afdeling overbodig maakt.

En als het eenmaal tijd is voor de belastingaangiften, dan zijn de beste systemen zelfs uitgerust met een volledige berekening aan wat er per maand uitgegeven is versus wat er per maand aan inkomsten zijn, alles met slechts een druk op de knop. De voorraad kan op dezelfde manier beheert worden, het systeem houdt ieder product dat besteld en verkocht is bij, u kunt zelfs nabestellingen en levertijden instellen om er zeker van te zijn dat alle producten op voorraad zijn, in de juiste hoeveelheden zijn en op tijd worden besteld.

Het Creëren Van Een Reminder Voor Uw Klanten Is Tevens Een Simpel Proces

Veel verkoopgeoriënteerde bedrijven moeten alle verschillende soorten verkoop bijhouden om hun klanten in de toekomst herinneringen te kunnen sturen van bijvoorbeeld onderhoud, inspecties en eventuele nieuwe toekomstige verkopen. Auto’s zijn hiervan een perfect voorbeeld. Iedere verkochte auto heeft een streng schema met betrekking tot onderhoud om er voor te zorgen dat de garantie niet verloopt. De document software kan elke maand diverse klanten herinneringen sturen wanneer het tijd is om voor een oliewissel, bandenwissel of andere service langs te komen en maken daarmee zo het drukke schema van de secretaresse of het verkooppersoneel vrijer voor belangrijkere zaken.

In dezelfde verkoopsfeer kan een bedrijf in bijvoorbeeld ongediertebestrijding vooruit klanten inplannen voor een hernieuwde inspectie of inschrijving door het sturen van een email of brief voorafgaand aan een telefoontje. Dit scheelt de telemarketeer het doorzoeken van duizenden pagina’s aan documenten en kan in plaats daarvan binnen enkele seconden een print maken van alle informatie die hij nodig heeft voor het maken van telefonische vervolgafspraken.

Het Beste Systeem Maakt Automatisch Een Back Up In De Cloud

Er kunnen zich ernstige problemen voordoen als de database beschadigd raakt en alle informatie verloren gaat. De beste systemen slaan alle data op een veilige server op, op locatie of op het internet, zodat er nooit data verloren kan gaan. Een populaire optie is om alles in de cloud op te slaan. Er zijn veilige servers die voor een klein bedrag per maand gebruikt kunnen worden zodat u zich nooit meer zorgen hoeft te maken over backups. Tevens bent u bij een natuurramp beschermt, omdat de cloud duizenden kilometers van u verwijderd is.

Daarnaast kunnen vele bedrijven met zowel landelijk als internationaal verspreidt verkooppersoneel van een afstand veilig toegang krijgen tot de database door middel van beveiligde paswoorden, wat tevens hackers tegenhoudt. Dit maakt het voor personeel op afstand makkelijk om precies te weten wat de klant gewoonlijk koopt, in welke hoeveelheden en voor welke prijs.

Op die manier, met enkel het gebruik van een laptop, kan iedere verkoopmedewerker zijn werk doen zonder eerst te moeten bellen, en daarmee waardevolle tijd van de secretaresse of verkoopassistent te gebruiken. Veel van de nieuwe programma’s zijn geoptimaliseerd voor mobiel gebruik en kunnen functioneren op de nieuwste smartphones.

Kijk Naar Een Gratis Testperiode Om Een Eerste Indruk Te Krijgen

De betere document beheersystemen die vandaag de dag op de markt zijn, zijn uitgerust met een 30 of 90 dagen testperiode voor de bedrijfseigenaar, zodat deze een goed idee kan krijgen of het programma alles doet waarmee geadverteerd wordt. De meeste zullen naar wens functioneren, maar sommige kunnen knelpunten hebben of er ontbreken functies die voor uw bedrijf extreem belangrijk zijn.

Of ze kunnen u niet de veiligheid en zekerheid bieden die nodig is gebaseerd op het niveau van blootstelling die u wellicht gaat krijgen. In sommige bedrijven is het niet nodig dat mensen in het veld toegang hebben tot creditcard gegevens of andere belangrijke informatie, terwijl dat voor andere bedrijven juist heel belangrijk is. Ieder bedrijf zal voor zichzelf uit moeten maken welke kenmerken en voordelen het meest voor hen belangrijk zijn.

In sommige branches zoals de gezondheidszorg, worden er zelfs specifieke certificaten vereist omdat de data topgeheim is en de veiligheid van erg groot belang. De individuele bedrijven die op zoek zijn naar data systemen zullen moeten beginnen met het kennen van de regels voor hun specifieke niche en aan de regels die vereist zijn voldoen.

Nadat u uw zoektocht naar de verschillende systemen heeft verkleind is het filteren van deze systemen door het lezen van reviews een goed idee. Hier leest u of de software inderdaad doet wat het beloofd, wat het hoort te doen en hoe tevreden klanten zijn met het gebruik er van in hun eigen bedrijf. Overweeg ook om een review te schrijven nadat u een systeem gekocht heeft, zodat anderen meeprofiteren van uw kennis en ervaring die u in uw zoektocht hebt opgedaan.

 

Overige cases

Contacteer ProcessDelight

Vragen of opmerkingen? Ontdek hoe ProcessDelight het verschil maakt voor uw bedrijfsprocessen. Contacteer ons meteen.

#ProcessDelight bvba
BE0685.868.291
Volg ons

This website uses cookies to give you the best experience. Agree by clicking the 'Accept' button.