Documentbeheer

Alles voor een consistent en efficiënt documentbeheer

Consistant documentbeheer is cruciaal voor de goede werking van uw bedrijf. Als documenten niet op de juiste manier worden gedeeld of opgeslagen, betaalt de hele organisatie daar vaak een zware prijs voor. ProcessDelight zorgt voor oplossingen in document management die niet alleen efficiënt, maar ook veilig zijn. We ontwikkelen een tool op maat van uw specifieke processen en we koppelen er de nodige training aan.

Document management systeem op maat voor efficiënte werkprocessen

Een document management systeem (DMS) is een digitale opslagplaats waar documenten in kunnen worden opgeslagen. Het platform is uitstekend geschikt voor een consistent en efficiënt documentbeheer. Voorwaarde is wel dat het systeem is afgestemd op uw bedrijfsprocessen. Alleen met een document management systeem op maat zult u de meest efficiënte werkprocessen voor uw organisatie kunnen toepassen.

Een goed document management systeem (ook wel bekend als een document beheer systeem) zorgt ervoor dat u, op ieder moment, de volledige controle heeft over uw documenten. Dit systeem is vanaf iedere locatie en op ieder device te gebruiken. Daarnaast heeft een DMS systeem een aantal karakteristieke kenmerken die efficiënte werkprocessen zullen bevorderen:

  • Een document management systeem is ontwikkeld voor een desktop toepassing of een webtoepassing waarbij gebruik wordt gemaakt van internet of intranet.
  • De documenten in het DMS systeem zijn eenvoudig te indexeren en te zoeken. Dit kan zowel op een handmatige- als geautomatiseerde wijze plaatsvinden
  • Een DMS systeem is uitstekend geschikt voor een efficiënt versiebeheer. Het systeem biedt een duidelijk overzicht welke aanpassingen er zijn gemaakt in de documenten en welke gebruiker dit heeft gedaan. Het voordeel hiervan is dat er géén gevaar is dat per ongeluk een verouderde versie gebruikt wordt. Daarnaast hoeven de oude versies niet opgeslagen te worden, waardoor minder opslagruimte gebruikt wordt. Afzonderlijke documenten hoeven niet hersteld te worden. Het is vanzelfsprekend ook mogelijk om oude versies “terug te zetten”.
  • Een document management systeem biedt veel mogelijkheden met betrekking tot de routing van de documenten. Het document kan aan meerdere personen gestuurd worden, die hieraan een status kunnen koppelen. Deze vormgeving van de werkstroom is zeer efficiënt voor de ontwikkeling van concepten of projecten en facturatie.
  • Het document beheer systeem is een veilige digitale omgeving voor documentarchivering.

DMS systeem op maat voor documentbeheer op beleidsniveau of operationeel niveau

Een DMS systeem op maat kan volledig worden afgestemd op de gebruikers doelstellingen van een organisatie. Het gebruik van het document management systeem kan immers sterk verschillen als deze op beleidsniveau of op operationeel niveau wordt gebruikt. De operatie zal het DMS systeem voornamelijk gebruiken als onderdeel van de bedrijfsprocessen, waarbij een duidelijk overzicht moet zijn met betrekking tot de routering en status van de documenten. Dit verschilt met het gebruik van een DMS systeem op maat voor documentbeheer op beleidsniveau. Op dit niveau is het document management systeem vaak wat minder strak ingericht en wordt deze gezamenlijk ingericht door de gebruikers.

Document beheer systeem op maat voor efficiëntie in bedrijfsprocessen

Een consistent documentbeheer is cruciaal voor een optimale efficiëntie in de bedrijfsprocessen van uw organisatie. Het is hierbij van belang om een document beheer systeem op maat te kiezen. Op het moment dat er gekozen wordt voor standaard DMS Software zal een bedrijf zich vaak toch moeten aanpassen en beperkingen ervaren doordat het systeem niet naadloos past bij specifieke bedrijfsprocessen. Dit gaat ten koste van de efficiëntie en dus ook van het bedrijfsresultaat.

Document management systeem op maat voor efficiënte werkprocessen

ProcessDelight ontwikkelt document management systemen op maat om efficiëntie in werkprocessen te bevorderen. De DMS Software wordt volledig op maat afgestemd op uw specifieke bedrijfsprocessen in combinatie met uw wensen en doelstellingen.

Onze document beheer systemen zijn naadloos te integreren in de dagelijkse werkzaamheden en zijn in een later stadium uit te breiden met meer functionaliteiten en toepassingen. Vanzelfsprekend is de DMS Software zeer gebruiksvriendelijk opgezet. Onze document management systemen worden aangeboden met een op maat gemaakte training om iedere gebruiker te instrueren hoe ze het systeem optimaal kunnen gebruiken

ProcessDelight bestaat uit gedreven professionals die hun uitgebreide ervaring en expertise inzetten met het verbeteren van digitale bedrijfsprocessen als doelstelling. Ons team staat voor een unieke mix van IT-kennis, strategisch inzicht én oog voor perfecte dienstverlening. Bovendien kunnen we altijd rekenen op ons sterke netwerk van vertrouwde partners met ruime expertise. U kunt bij ons rekenen op een klantgerichte benadering. Dit stelt ons in staat om oplossingen op maat aan te bieden die een perfecte vertaling zijn van uw wensen en doelstellingen.

Documentbeheer

Case Study

ProcessDelight automatiseert processen voor Research Prototype Brewery

ProcessDelight ‘brouwt’ graag oplossingen op maat. Dat hebben we dan ook gedaan voor de grootste brouwgroep ter wereld!

Lees meer
ProcessDelight bouwt een digital workspace for i2coach

Coachen is een vak apart. Mensen motiveren om er elke dag voor te gaan: je moet het maar doen.

Lees meer
Een vlotte Purchase Order-flow maakt het verschil

Financiën vormen het kloppend hart van elk bedrijf. Ze verdienen dan ook de beste processen. Iets wat we bij ProcessDelight graag ter harte nemen.

Lees meer
Aangepaste digitale hulpmiddelen voor het Global Innovation & Technology Center

Innovatie? Wij bij ProcessDelight ondersteunen dit volledig. Daarom hebben we graag de SharePoint-portal voor het Global Innovation & Technology Center van de grootste brouwerijgroep ter wereld geoptimaliseerd.

Lees meer

Ontdek Onze Andere Diensten

Contacteer ProcessDelight

Vragen of opmerkingen? Ontdek hoe ProcessDelight het verschil maakt voor uw bedrijfsprocessen. Contacteer ons meteen.

#ProcessDelight bvba
BE0685.868.291
Volg ons
hj