IdeeÎn Die U Kunt Gebruiken Voor een Succesvolle ECM Implementatie

#

Enterprise content managementsoftware is vandaag de dag zeer prominent in bedrijven geworden. In het verleden werden de bestanden die door bedrijven bewaard moesten worden met betrekking tot klanten, leveranciers en kosten doorgaans alle op papier afgedrukt. Dit was destijds de manier waarop men zich het meest op zijn gemak voelde, zelfs met de komst van de computer.

Tegenwoordig is het veel gebruikelijker dat bedrijven al hun documentatie ter referentie digitaal opslaan, waardoor het beheer van al hun papierwerk een stuk makkelijker wordt. Wat echter wel moeilijk kan zijn, is het leren hoe u een succesvol ECM software programma moet gebruiken. Dit is ÈÈn die kan werken voor uw op zichzelf staande bedrijf, of kan worden geÔntegreerd met al uw kantoren, ongeacht hun locatie.

Hier zijn een paar ideeÎn over hoe u een succesvolle ECM implementatie kunt doen, zodat u gebruik kunt gaan maken van deze software en kunt beginnen met het ordenen van al het papierwerk gerelateerd aan uw bedrijf.

Hoe Werkt ECM Software ?

ECM software en de bijbehorende tools zijn tamelijk uitgebreid. Bij dit soort programmaís is er achter de schermen een aanzienlijke hoeveelheid aan activiteit gaande die uw bedrijfsvoering zoveel efficiÎnter kunnen maken. Ze kunnen vele verschillende types papierwerk verwerken en maken het zeer eenvoudig voor u om documenten op een veilige en snelle manier te ordenen.

Bijvoorbeeld; indien u documenten moet zoeken in verband met een cliÎnt, typt u gewoon de naam van de cliÎnt in en u krijgt inzage tot elk bestand betreffende deze cliÎnt. In het verleden zou u een map met gedrukte documenten hebben en deze noodgedwongen allemaal moeten doorspitten in uw zoektocht naar het juiste document.

Dit is slechts een van de vele redenen waarom Enterprise content managementsoftware de uitoefening van uw bedrijf zo veel makkelijker kan maken. Feitelijk plaatst het al uw documenten in toegankelijke mappen, zowel op uw computer als ook in de cloud. Dat is waarom dit beter is voor zowel kleine als grote ondernemingen, ongeacht hun locatie.

Beste Eigenschappen Met Betrekking Tot ECM Software

Wanneer u gaat kijken naar de verschillende beschikbare typen Enterprise content managementsoftware, ziet u dat velen van hen gemeenschappelijke kenmerken delen. Vanuit een fundamenteel oogpunt bieden ze een eenvoudige en responsieve gebruikersinterface.

Dit betekent dat ze gebruiksvriendelijk zijn ontworpen. Bijna alle zullen cloud content management aanbieden. Dit is waarom de grotere bedrijven er voor zullen kiezen om ECM software te gebruiken, omdat het hen met afgelegen of satellietkantoren in verbinding stellen kan. Werknemers krijgen toegang tot de documenten die worden geupload naar de cloud en kunnen ze binnen enkele seconden openen.

Tevens bieden ze oplossingen voor content archivering, de integratie van de ECM en de zogenoemde ECM samenwerking. Dit geeft collegaís de mogelijkheid samen te werken, zelfs over grote afstanden, alsof ze in dezelfde kamer met dezelfde documentatie werken.

Tips Voor Een Succesvolle ECM Implementatie

Implementeren van de software is relatief eenvoudig. Het gebruik ervan is wellicht een beetje moeilijker. De software wordt eenvoudig toegevoegd aan iedere computer die wordt gebruikt door een werknemer die toegang nodig heeft tot de documentatie van het bedrijf. Leren hoe men de software moet gebruiken is de echte uitdaging. Hoewel de bedrijven die de Enterprise content managementsoftware produceren proberen om het zo intuÔtief mogelijk te maken, zal er altijd een leercurve zijn.

Probeer met een bedrijf te werken dat niet alleen fantastische software heeft, maar tevens een uitgebreide training aanbiedt waarmee een ieder die voor u werkt op de hoogte is van hoe het functioneert. Zodra de software is geÔnstalleerd, is het aan te bevelen dat iedere werknemer de reeks video’s die vaak geleverd worden doorloopt. Indien er geen beschikbare videoís zijn, wilt u sessies waar deskundigen uw medewerkers leren hoe zij consequent gebruik maken van de software.

Op zijn minst moet er een PDF handleiding zijn en moet u hen in staat stellen om u vragen te stellen wanneer zij tegen problemen aanlopen. Tevens zullen deze bedrijven beschikken over een klantenservice waar deskundigen zitten, die elk aspect van deze software kennen en weten hoe het te gebruiken en waar uw werknemers telefonisch of via e-mail antwoorden krijgen op hun vragen. 

Na afloop van de training kunt u dit deel van de toepassing sluiten. De volgende stap heeft te maken met het gebruik van de software op een manier die uw bedrijf ten goede zal komen.

Hoe ECM Software Effectief Te Gebruiken

Enterprise content managementsoftware moet zo worden georganiseerd dat het de werking van uw bedrijf zo efficiÎnt mogelijk maakt. U zult waarschijnlijk mappen toewijzen aan projecten, klanten, debiteuren en crediteuren.

Door deze documenten in specifieke mappen toe te ordenen en toestemming te geven aan de juiste medewerkers, zal dit helpen bij het stroomlijnen van het beheer en het uploaden van documenten indien nodig.

Om zo efficiÎnt mogelijk te zijn wordt het aanbevolen om uw werknemers een specifieke opleiding te laten volgen in hoe zij met de software om moeten gaan. Een succesvolle ECM implementatie bestaat uit een goede opleiding voor algemeen gebruik en training over hoe de software te gebruiken voor het beheren van uw content.

De succesvolle ECM implementatie ideeÎn die u zijn gepresenteerd helpen u op weg bij de volgende enterprise content managementsoftware die u koopt. Zolang het bedrijf u een intuÔtieve en tevens uitgebreide soort software aanbiedt, betaalt deze investering zichzelf vele malen terug.

Het is belangrijk dat uw medewerkers de juiste opleiding genieten, om zo onmiddellijk met het gebruik van de software voor documentbeheer te kunnen beginnen die verband heeft met hun werk in uw bedrijf of organisatie. Dit kan enkele dagen duren, maar zodra de invoeringsperiode voorbij is, zult u zien waarom deze software voor vrijwel elk type bedrijf zo goed kan zijn.

 

Overige cases

Contacteer ProcessDelight

Vragen of opmerkingen? Ontdek hoe ProcessDelight het verschil maakt voor uw bedrijfsprocessen. Contacteer ons meteen.

#ProcessDelight bvba
BE0685.868.291
Volg ons

This website uses cookies to give you the best experience. Agree by clicking the 'Accept' button.