Enterprise Content Management

Enterprise Content Management, afgekort ECM, kan worden gedefinieerd als de systematische verzameling en organisatie van bedrijfsinformatie, die door een specifieke doelgroep kan worden gebruikt – cliënten, zakenlieden, enz.
#

Enterprise Content Management, afgekort ECM, kan worden gedefinieerd als de systematische verzameling en organisatie van bedrijfsinformatie, die door een specifieke doelgroep kan worden gebruikt – cliënten, zakenlieden, enz. Het is niet enkel een technologie, proces of methodologie, maar een dynamische combinatie van methoden, hulpmiddelen en strategieën, die worden gebruikt voor het vastleggen, opslaan, beheren, leveren en bewaren van informatie die nodig is ter ondersteuning van onmisbare bedrijfsprocessen gedurende hun gehele periode van bestaan.

Ongestructureerde informatie, waaronder Excel spreadsheets, ingescande afbeeldingen en PDF bestanden, worden opgeslagen en beschikbaar gesteld aan de juiste personen op het juiste moment. De belangrijkste reden waarom Enterprise Content Management wordt geïmplementeerd door verschillende organisaties, van contract management tot de commerciële bevoorradingsketen, is om nog beter zaken te kunnen doen.

Door het organiseren van ongestructureerde informatie, deze aan te passen naar de zakelijke behoeften van een bedrijf en het wegnemen van de afhankelijkheid van papieren documenten, wordt het voor bedrijven en organisaties veel gemakkelijker om efficiënt te werken. Ongeacht de industriële sector kan Enterprise Content Management helpen bij het stroomlijnen van bedrijfsprocessen, het wegnemen van de afhankelijkheid van papieren documenten, de verhoging van de productiviteit, de verbetering van de klantenservice en het verminderen van bedrijfsrisico’s.

De Belangrijkste Onderdelen Van Elektronische Content Management

  • Vastleggen – Dit betreft het maken van nieuwe informatie door papieren documenten om te zetten in elektronische bestanden, het organiseren van informatie en het sorteren van elektronische data in een samenhangende structuur.
  • Opslag – Hier draait het om de tijdelijke back-up van regelmatig wisselende informatie voor bepaalde perioden, in flexibele mappen, zodat gebruikers deze opgeslagen informatie kunnen bekijken en bewerken.
  • Beheer – Dit component omvat het verbinden, wijzigen en gebruiken van informatie door middel van diverse hulpmiddelen zoals collaboratieve software, documentbeheer, recordbeheer en beheer van de webinhoud.
  • Behouden – Dit onderdeel omvat het opslaan van informatie die niet regelmatig aangepast wordt en wordt vaak bereikt met behulp van een verscheidenheid aan recordmanagement functies. Het wordt regelmatig gebruikt ter ondersteuning door organisaties die te maken hebben met onder andere overheidsvoorschriften.
  • Afleveren – Dit component is er om er voor te zorgen dat de eindgebruikers en cliënten de informatie krijgen waar ze om gevraagd hebben.

De Belangrijkste Eigenschappen van Elektronische Content Management

Elektronische Content Management kan in 5 belangrijke componenten worden opgesplitst. Hier is een overzicht van deze componenten:

1. Documenten Digitaal Vastleggen

Het beheer van data van een organisatie met behulp van EMC begint met het vastleggen en importeren van informatie uit documenten naar een beveiligd digitaal archief. Dit zou ieder gemaakt, opgeslagen, gearchiveerd of gedeeld document kunnen zijn, inclusief:

  • CV’s van sollicitanten
  • Facturen van leveranciers
  • Onderzoeksrapporten
  • Correspondentie
  • Contracten

Enkele gebruikte methoden om documenten vast te leggen zijn onder andere:

  • Scannen van papieren documenten
  • Het werken met ‘reeds-gedigitaliseerde’ inhoud zoals PDF, Microsoft Office documenten, enz.
  • Automatisch categoriseren en archiveren van documten van MFP’s, servers en andere gedeelde digitale locaties

2. Opslaan van Documenten in Digitale Archieven

Door ECM-systemen kunnen bedrijven al hun onmisbare bedrijfsdocumenten gemakkelijk opslaan in een digitaal archief dat gemakkelijk toegankelijk is. Dit maakt het niet alleen eenvoudig om bij te houden waar onmisbare documenten zich bevinden, maar ook vermindert het de complexiteit , kosten en tijd die gepaard gaan aan het beheren van onmisbare documenten voor zo lang als nodig is. Dit verbetert de naleving van het behoud van de organisatiebestanden en het opslagbeleid.

3. Ophalen van Documenten, Ongeacht de Locatie of Apparaat

Zodra een Enterprise Content Management systeem veilig bestanden van een organisatie opgeslagen heeft, is het in staat om het voor gebruikers mogelijk te maken de documenten die ze willen gebruiken eenvoudig te vinden:

  • Complete teksten doorzoeken
  • Specifieke woorden of zinnen zoeken in de metadata van een document, bestandsnaam, notities en tekst
  • Gedetailleerde zoekopties zoals aanmaakdatum van een document en dergelijke<

ECM helpt bij het wegnemen van onnodige tijd besteed aan het zoeken naar documenten en informatie, waardoor het gemakkelijker wordt voor medewerkers om informatieverzoeken van accountants, cliënten en burgers direct te beantwoorden. Tevens geeft het medewerkers direct toegang tot informatie die zij moeten verbeteren en zijn zij beter geïnformeerd bij het maken van beslissingen over verschillende kwesties met betrekking tot de bedrijfsresultaten.

4. Het Automatiseren van Document-Gestuurde Processen

Door processen te automatiseren, helpt Elektronische Content Management organisaties bij het voorkomen van handmatige taken, zoals kopiëren, herhaaldelijk slepen en plaatsen en persoonlijke levering om betere resultaten te behalen met behulp van slechts enkele middelen.

Sommige ECM programma’s hebben digitale automatiseringsfuncties die onder andere:

  • Gebruikers kunnen waarschuwen als documenten aandacht vereisen
  • Automatisch documenten kunnen afleveren aan de juiste gebruikers wanneer ze benodigd zijn
  • Fouten in documentatie herkennen alvorens enig werk gedaan is

Bijvoorbeeld, gegevens die gearchiveerd moeten worden, bestellingen moeten worden ondertekent en verlofaanvragen van werknemers moeten geaccepteerd of geweigerd worden. ECM automatisering garandeert dat deze documenten de vereiste stappen doorlopen voor goedkeuring en beoordeling, in de juiste volgorde. Het resultaat zijn procedures die niet alleen gestroomlijnd en kosten-efficiënt zijn, maar ook vrij van fouten.

5. Beveiliging van Documenten en Vermindering van Bedrijfsrisico

Doordat de naleving van certificering in verschillende branches met de dag strenger wordt, wenden steeds meer bedrijven zich tot ECM systemen om zichzelf te beschermen tegen risico’s en voor het optimaliseren van hun databeheer toepassingen. Betrouwbare ECM systemen bieden aanpasbare beveiligingsinstellingen, die organisaties de mogelijkheid bieden hun informatie te beschermen tegen onbevoegde wijziging of toegang.

ECMs:

  • Toezicht houden op logout en login, paswoord wijzigingen, documenten creëren en vernietigen en nog zo veel meer.
  • De toegang tot documenten, aantekeningen, velden, mappen en andere documenteigenschappen volgens parameters instellen.
  • Bescherm kwetsbare document-metadata door het controleren van toegang tot informatie tot het beheren van individuele templates, velden en mappen.

Elektronische Content Management oplossingen maken het mogelijk voor diverse afdelingen van bedrijfstakken onafhankelijk de gebruikerstoegang te beheren. Op deze manier blijft gevoelige informatie binnen de afdeling personeelszaken, terwijl particuliere en kritische financiële data binnen de financiële afdeling blijft, ondanks dat informatie van beiden op dezelfde plaats is opgeslagen.

Het Belang en de Voordelen van Enterprise Content Management

Electronic Content Management systemen bieden een gecentraliseerd platform, waarop inhoud kan worden opgeslagen en verspreid op wijzen die voldoen aan de richtlijnen voor risicomanagement en de wettelijke eisen voor de naleving er van. ECM’s bereiken dit door het afschaffen van ad-hoc-processen die een bedrijf onder andere kunnen blootstellen aan risico’s met betrekking tot de naleving van regelgeving en andere mogelijke problemen. Volledig functionerende ECM systemen beschikken over functies als inhoud taxonomieën, in- en uitchecken, controle mogelijkheden, andere beveiligingsmechanismen en de controle van de werkstroom.

Doeltreffende ECM software kan bedrijfsprocessen stroomlijnen en heeft toegang tot de organisatie, optimaliseert de beveiliging, minimaliseert algemene kosten, behoudt de integriteit van de organisatie en elimineert knelpunten door het verminderen van mailing en de behoefte aan papier, evenals de opslag. Aspecten die uiteindelijk de productiviteit verhogen. Alles wat de organisatie moet doen is het documenteren van alle soorten inhoud die het behandelt, de processen die het doorloopt en wie de inhoud verwerkt. ECM systemen kunnen gebruikt worden voor het identificeren van duplicaten en gedupliceerde inhoud, waardoor het bedrijf minder documenten of gedeeltes van documenten met dezelfde inhoud hoeft behouden.

Enterprise Content Management systemen zijn vanwege diverse reden de afgelopen tijd uitgegroeid tot steeds meer complexe en belangrijke systemen. Datalekken en financiële fraude, met inbegrip van regels die dit helpen te voorkomen, hebben ervoor gezorgd dat de controle van informatie niet alleen om redenen van naleving zijn verbeterd, maar tevens om de reputatie van een organisatie te beschermen. Het is cruciaal dat bedrijven en organisaties hun data zo effectief mogelijk beheren om de bedrijfsanalyses en de intelligente bedrijfsapplicaties die hen helpen beschikbare informatie te gebruiken voor onderbouwde zakelijke beslissingen te waarborgen.

Enterprise Content Management hulpmiddelen en strategieën veranderen constant om te voldoen aan de vraag van bedrijven die op zoek zijn naar meer integratie en behendigheid. Naarmate de technologie zich steeds verder ontwikkeld, kan men meer toegevoegde functies verwachten op steeds meer ECM platformen.

Als een modern hedendaags bedrijf of organisatie dat opereert in deze huidige snelle superverbonden wereld, is het niet zinvol om documenten en bestanden verspreid over diverse email accounts, smartphones en harde schijven te hebben. U wilt geen kostbare tijd verspillen in uw zoektocht naar belangrijke informatie terwijl uw concurrenten reeds daar zijn en de industrie transformeren.

Een Enterprise Content Management systeem biedt geïnstalleerde processen en methoden van opslaan, ordenen en afleveren van gegevens naar alle geadresseerden op elk gewenst moment, terwijl het u tegelijkertijd helpt bij het verwijderen van knelpunten en het overwinnen van de stapels papierwerk die u moet afhandelen.

Overige cases

Contacteer ProcessDelight

Vragen of opmerkingen? Ontdek hoe ProcessDelight het verschil maakt voor uw bedrijfsprocessen. Contacteer ons meteen.

#ProcessDelight bvba
BE0685.868.291
Volg ons

This website uses cookies to give you the best experience. Agree by clicking the 'Accept' button.