Enterprise Content Management Systeem

#

Of het nu een grote of een kleine organisatie is, iedere dag worden een heleboel documenten gegenereerd en elk document is belangrijk. Dit betekent dat deze moeten worden opgeslagen op een gemakkelijke en toegankelijke manier. De behoefte om de inhoud -geproduceerd door een organisatie in een verscheidenheid van vormen- te beheren, heeft aanleiding gegeven tot een enorme diversiteit aan Enterprise Content Management Systemen.

Met andere woorden, een Enterprise Content Management wordt gedefinieerd als het proces van het beheren van documenten of archieven met inbegrip van Word documenten, afgedrukte documenten, Excel spreadsheets, gescande afbeeldingen, PDF bestanden en andere dergelijke bestanden, die bijdragen aan het verbeteren van de productiviteit en efficiÎntie alsmede de klantenservice, door het elimineren van op papier gebaseerde taken. Het ideale ECM systeem maakt het voor een organisatie mogelijk om alle inhoud veilig en gemakkelijk toegankelijk te bewaren..

Dankzij de enorme vraag naar het juiste Enterprise Content Management Systeem, zijn er op de hedendaagse markt meerdere oplossingen beschikbaar met diversiteit in de prijs. Echter, het kiezen van het juiste ECM systeem kan een uitdaging zijn en daarom moet u voorzichtig zijn bij het kiezen van het juiste ECM systeem. Hier is een lijst van enkele van de belangrijke parameters die u moet overwegen alvorens u een ECM systeem naar uw behoeften kiest.

Een van de eerste dingen die u moet doen is ervoor zorgen dat het nieuwe systeem met het bestaande systeem integreert. Een ECM van hoge kwaliteit zal met een verscheidenheid van andere toepassingen communiceren via API’s of aangepaste ontwikkelde verbindingslijnen, om ervoor te zorgen dat alle beschikbare data in de organisatie slechts door ÈÈn klik op de knop gezocht en gevonden kan worden. Een ander belangrijk punt om te onthouden is dat het systeem toegankelijk vanaf elke locatie moet zijn. In de hedendaagse BYOD omgeving is het belangrijk dat medewerkers op elk gewenst moment toegang kunnen krijgen tot de vereiste gegevens, vanaf ieder deel van de wereld.

Voordat u op zoek gaat naar mogelijkheden van verschillende leveranciers, moet u meer weten over uw behoeften. Met andere woorden, u moet zeer duidelijk zijn over uw vereisten voordat u begint met uw zoektocht naar verschillende soorten oplossingen die beschikbaar zijn in de hedendaagse markt. Het is raadzaam om feedback te verzamelen van alle verschillende afdelingen die van het systeem gebruik zullen maken om ervoor te zorgen dat aan hun eisen wordt voldaan.

Dit is uiterst belangrijk aangezien er een enorme lijst van producten is met een verscheidenheid aan functies, wat zou kunnen betekenen dat u veel meer dan nodig is uitgeeft indien u niet duidelijk bent over uw behoeften en eisen. Sommige leveranciers kunnen proberen u een systeem met een heleboel toeters en bellen te verkopen tegen een hoge prijs. Door duidelijk te zijn over uw belangrijkste eisen zorgt u ervoor dat u uiteindelijk niet meer geld uitgeeft dan nodig is.

Zoals hierboven vermeld, is er geen gebrek aan ECM leveranciers, waardoor u veel zult moeten onderzoeken om een juiste leverancier voor uw vereisten te kiezen. U moet ervoor zorgen dat zij passen bij uw bedrijf. …Èn ding die u kunt controleren is de lijst van hun huidige klanten. Een lijst van hun huidige klanten kan u veel vertellen over de reputatie van een bedrijf. Als ze al sommige gereputeerde klanten hebben, maakt het uw werk een stuk gemakkelijker.

Een ander punt waar u aandacht aan moet besteden is het type van opleiding en ondersteuning aangeboden door hen. Het kost veel tijd om medewerkers op juiste wijze te trainen in het gebruik van een nieuw systeem, waardoor training en ondersteuning zeer belangrijke punten zijn voor een leverancier van ECM. Het is tevens aanbevolen om met een leverancier in zee te gaan die reeds kennis heeft van uw industrie, alsmede de gemeenschappelijke problemen van bedrijven in de industrie.

U zult de leverancier ook moeten vragen over post implementatie ondersteuning. Het is de ondersteuning die wordt gegeven zodra de installatie is voltooid en het systeem volgens uw eisen is geconfigureerd. Deze ondersteuning wordt meestal betaald, maar het van groot belang dat het aanwezig is en de leverancier zal op voorhand eerlijk moeten zijn over de kosten voor die specifieke ondersteuning. U moet er tevens voor zorgen dat uw medewerkers zich comfortabel voelen bij het ondersteunend personeel.

Een van de grootste fouten die door bedrijven gemaakt wordt als het aankomt op het kiezen van een ECM systeem is dat zij geen rekening houden met de flexibiliteit van verschillende licentieopties. Bedrijfsvereisten veranderen constant en soms kan de keuze van een bepaald soort licentie zinvol zijn, maar op andere momenten zou u een ander soort licentie willen kopen. Uw leverancier moet toestaan dat u gebruik kunt maken van een verscheidenheid van configuraties naar de behoeften van uw bedrijf, wat feitelijk inhoud dat zij flexibele licentie opties moeten hebben die u toestaan om uw vereisten voor uw systeem aan te passen.

Wat betreft de kosten van een Enterprise Content Management Systeem, volgen de meeste leveranciers verschillende soorten prijsstructuren. Sommige van de systemen die beschikbaar zijn in de hedendaagse markt zijn volledig abonnement gebaseerd, terwijl andere gebruiker gebaseerd zijn of beschikbaar zijn tegen een ÈÈnmalige betaling en een jaarlijkse onderhoud vergoeding.

Wanneer het om de kosten van het systeem gaat, moet u zorgvuldig de keuzes beperken door rekening te houden met het aantal gebruikers dat u voor het systeem verwacht. Ook moet u uw doelen zorgvuldig overwegen als het gaat om het rendement op de investering. Meest ideaal is het als u uw ingestelde ROI in de eerste 18 maanden bereikt. Het is een zakelijke investering die u een heleboel geld gaat besparen voor uw bedrijf op de lange termijn.

Het is onnodig te zeggen dat de oplossing schaalbaar moet zijn. Het moet u de mogelijkheid geven om meer gebruikers aan het systeem toe te kunnen voegen als en wanneer uw bedrijf dat nodig heeft. Bijvoorbeeld, als u een papierloze oplossing in een bepaalde afdeling implementeert, moet het systeem u toestaan om datzelfde in verschillende andere afdelingen in te voeren zodra het proces succesvol in ÈÈn afdeling afgerond is.

Conclusie

Globaal is het essentieel voor hedendaagse bedrijven om te profiteren van technologische oplossingen, waarmee hun werknemers de vereiste informatie op elk gewenst moment kunnen opvragen. Een goed Enterprise Content Management Systeem biedt de vereiste informatie aan werknemers en laat hen de inhoud gemakkelijk beheren. Het is echter belangrijk dat u rekening houdt met de hierboven genoemde punten tijdens het kiezen van een ECM systeem, om er zeker van te zijn dat het past bij uw organisatie-eisen voor veiligheid, verwerking, gegevens, de toegankelijkheid en de persoonlijke privacy.

Overige cases

Contacteer ProcessDelight

Vragen of opmerkingen? Ontdek hoe ProcessDelight het verschil maakt voor uw bedrijfsprocessen. Contacteer ons meteen.

#ProcessDelight bvba
BE0685.868.291
Volg ons

This website uses cookies to give you the best experience. Agree by clicking the 'Accept' button.