#

Of u nu een klein bedrijf hebt met een aantal medewerkers of een onderneming runt met vestigingen over de hele wereld, u zult vast en zeker behoefte hebben om u bedrijfsdocumenten op een praktische manier te ordenen en op te bergen – en dat is precies waar online management systemen in beeld komen. Het juiste document mangement systeem zorgt ervoor dat u uw klantgegevens veilig kunt bewaren en vergemakkelijkt tevens de samenwerking tussen medewerkers voor een snellere en succesvolle probleemoplossing. Hoewel fysieke archiveringssystemen en andere oplossingen in het verleden redelijk effectief bleken te zijn, is het opbergen en bewaren van dossiers in een metalen kast niet meer van deze tijd in een moderne, digitale wereld.

Overweegt u over te schakelen naar iets dat beter aansluit bij de voortdurend veranderende behoefte binnen uw organisatie? Als dat het geval is, dan helpen we u hier graag een handje op weg door te kijken naar een aantal voordelen die de overstap naar online document mananagement systemen te bieden heeft.

Maar, wat is online document management?

Een online document management systeem (DMS) ook wel document beheersysteem genoemd is een online elektronische archiefkast die u kunt gebruiken om al uw digitale bestanden en documenten te ordenen en op te slaan. Dit systeem helpt gebruikers fysieke documenten te digitaliseren en ze op één centrale plek op te slaan, na het scannen en het omzetten in digitale formats van de documenten. Deze systemen zijn niet alleen tools, maar bieden gebruikers ook de mogelijkheid opgeslagen informatie te traceren, te bewerken en de toegang te beheren.

De Voordelen van het Gebruik van Online Document management

1. Verbeterde Productiviteit
De productiviteit kan makkelijk in het geding komen wanneer bestanden op papier of via e-mail worden gedeeld. Bovendien wordt het bewerken ook nog eens ingewikkeld wanneer er meer dan twee personen bij betrokken zijn. Bij bewerkingen van papieren documenten, zal ook een medewerker verantwoordelijk zijn voor het updaten van de elektronische kopie met deze wijzigingen, en dat werkt niet bepaald efficiënt. Documentbeheer stelt gebruikers in staat bestanden te uploaden waardoor verschillende partijen over informatie kunnen beschikken, zodra deze beschikbaar is. Als er wijzigingen nodig zijn, kunnen betrokkenen deze modificaties rechtstreeks op het platform aanbrengen en continu feedback delen met de overige deelnemers in de groep.

2. Beter Autorisatiebeheer

Als u verantwoordelijk bent voor het beheer van vertrouwelijke informatie, dan speelt u een belangrijke rol in uw organisatie. Dit betekent dat iemand van mening is dat u vetrouwelijk met hun persoonsgegevens en informatie omgaat en dat u deze met zorg behandelt. En dit houdt in dat u een systeem heeft om machtigingen in te stellen. Het is van vitaal belang dat al uw bedrijfsbestanden veilig worden gedeeld en dat u degenen die toegang hebben tot de bestanden en wanneer ze hiervan gebruik maken, kunt monitoren. Document management systemen vereenvoudigen toegangsbeheer tot bedrijfsinformatie, waardoor u uw gegevens veilig kunt houden.

3. Flexibele Toegang

Het bedrijfsleven van vandaag is flexibeler en is niet langer meer een zaak van 9 tot 5. Werkplekken zijn niet langer beperkt tot de traditionele kantooromgeving en daarom moeten steeds meer organisaties vanuit overal en op ieder tijdstip de toegang kunnen bieden tot documenten. Traditionele opties voor bestandsopslag zijn vrij beperkt, omdat e-mail en papieren exemplaren niet altijd veilige oplossingen zijn en gebruikers mogelijk geen toegang hebben tot de gedeelde schijf op hun werkplek, wanneer ze buiten het kantoor zijn. Een online beheersysteem biedt u de mogelijkheid en flexibiliteit om vanaf meerdere apparaten toegang te krijgen tot uw bestanden, waardoor het werk praktisch vanaf iedere plek kan worden gedaan.

4. Bestandsbeveiliging

Als u uitsluitend vertrouwt op papieren kopieën van uw documenten of versies van uw informatie die zijn opgeslagen op een gedeelde schijf die op kantoor wordt bewaard dan dient u te weten, dat dit vragen is om moeilijkheden. Een stroomuitval kan van invloed zijn op uw gedeelde schijf, en de toegang tot uw bestanden beperken, waardoor u belangrijke deadlines zou kunnen missen. Hetzelfde geldt voor elke andere ramp die een negatieve impact kan hebben op uw organisatie, zoals brand of een overstroming. Met een online document management systeem kunt u er echter zeker van zijn dat uw documenten goed beschermd zijn en altijd beschikbaar zijn, omdat de meeste serviceproviders beveiligde servers hebben op veilige locaties die zijn ontworpen en gebouwd om elke catastrofe te weerstaan.

5. Makkelijke Samenwerking
De samenwerking bij de inbreng van ideeën, documenten en bestanden is van essentieel belang in elke bedrijfsopzet en staat vaak aan de wieg van enkele van de beste ideeën. In de meeste gevallen is het proces van e-mails versturen en bestanden ontvangen of het werken op fysieke documenten niet echt bevordelijk voor de samenwerking. E-mails kunnen behoorlijk op zichzelf staan en kunnen ertoe leiden dat er duplicaten in het systeem zitten, doordat alle betrokkenen wijzigingen in het bestand aanbrengen en dit vervolgens delen met de groep. Vanwege dit heen-en-weer verzenden, kunnen geweldige ideeën in de werkstroom verloren gaan die nooit zullen worden geïmplementeerd. Online document management systemen begrijpen dat samenwerking vitaal is voor wat u doet. Ze bieden u een platform waarop u in realtime kunt communiceren, feedback kunt geven, krijgen en delen, waardoor u uw gedachten kunt delen en ervoor kunt zorgen dat ze worden gehoord.

6. Lagere Papierkosten
Papierkosten kunnen snel oplopen in een kantooromgeving, maar wat als u deze kosten kunt verlagen door over te schakelen op digitaal bestandsbeheer en opslag. Hoe? Bekijk eens hoeveel geld uw bedrijf uitgeeft aan papierafvalverwijdering, opslag (in archiefkasten), inkt- en tonerkosten, printeronderhoud en papierkosten, en vergeet niet de hoeveelheid tijd die uw medewerkers besteden aan het opbergen en bestellen van papier. Met een online document management systeem is papier niet nodig, omdat al uw bestanden en documenten digitaal worden opgeslagen en makkelijk toegankelijk zijn wanneer dat nodig is. Papierloos gaan is niet alleen slim, maar is ook nog eens milieuvriendelijk.

Als u als bedrijf overweegt om het beheer van uw bestanden en documenten te stroomlijnen, dan is het hoog tijd dat u een online document management systeem probeert. Dit systeem stroomlijnt niet alleen de gegevensstroom en toegang, maar houdt ook uw gegevens veilig, verbetert de samenwerking, verhoogt de productiviteit, en is bovenal kosteneffectief. Neem vandaag nog voor meer informatie contact op met een online serviceprovider voor document management systemen.

Overige cases

Contacteer ProcessDelight

Vragen of opmerkingen? Ontdek hoe ProcessDelight het verschil maakt voor uw bedrijfsprocessen. Contacteer ons meteen.

#ProcessDelight bvba
BE0685.868.291
Volg ons

This website uses cookies to give you the best experience. Agree by clicking the 'Accept' button.