Waarvoor Zijn SharePoint WorkSpaces Nuttig?

#

SharePoint is een populaire online samenwerkingstool die mensen de mogelijkheid geeft in een beveiligde omgeving samen te werken en documenten te delen. Het kernidee van SharePoint is de werkruimte.

Wat zijn SharePoint WorkSpaces? Nou, zij zijn het benodigde gereedschap dat gebruikt wordt om toegang tot inhoud te verkrijgen en om te navigeren in uw werkomgeving. Als u een SharePoint website eerder heeft gebruikt, dan heeft u al enig idee van de werking van een SharePoint WorkSpace.

Wat Zijn SharePoint WorkSpaces?

Er zijn drie verschillende soorten SharePoint WorkSpaces – dit zijn de gedeelde mappen, SharePoint WorkSpace en Groove WorkSpace. De SharePoint WorkSpaces waar u tegenwoordig veel over hoort werden geïntroduceerd in Sharepoint ServicesSharePoint 2010, en ze geven u de mogelijkheid kopieën te maken van SharePoint websites op uw lokale computer.

Deze kopie kan worden gebruikt wanneer u offline werkt, en kan vervolgens worden gesynchroniseerd met uw server. Een SharePoint WorkSpace die op deze manier offline wordt gebruikt kan slechts één gebruiker hebben, degene die de WorkSpace heeft gemaakt.

Groove WorkSpaces bestaan al wat langer. Ze werden ingevoerd met Groove 2007, en zij omvatten verschillende extra productiviteitstools. Over het algemeen zal er een groep mensen werkzaam zijn op de Groove WorkSpaces. Elke persoon moet worden uitgenodigd om toe te kunnen treden tot de WorkSpace.

Gedeelde mappen zijn een veel simpelere vorm van samenwerkingtools die u de mogelijkheid geven om de inhoud van een documentenmap te delen in uw Windows installatie.

Uw SharePoint WorkSpace heeft documentbibliotheken en lijsten in deze bibliotheken, en u kunt met behulp van het hulpprogramma SharePoint onder andere kalenders, site pagina’s en andere inhoud bekijken, zoals taken en discussies die onderdeel van de werkruimte zijn. Groove WorkSpaces hebben chats, hulpmiddelen en voorzieningen voor het beheer van de leden.

Waarvoor Zijn SharePoint WorkSpaces Nuttig?

SharePoint WorkSpaces zijn krachtige samenwerkingstools die het voor u makkelijker maken toegang te krijgen tot bepaalde inhoud en te navigeren in grote documentlijsten. In grote ondernemingen, waar u te maken heeft met een heleboel werknemers die wellicht verschillende schema’s of prioriteiten hebben, is het een fantastisch hulpmiddel voor samenwerking.

Bedrijfssamenwerking is niet altijd eenvoudig of live bij te houden. Het kan moeilijk zijn om bij te houden wie wat doet of wanneer ze werken, als u in het hoofdkantoor werkt en uw team bestaat uit inkopers/verkopers die onderweg zijn, of medewerkers die in een andere tijdzone werken.

WorkSpace is SharePoint’s antwoord op de uitdaging van de werkomgeving van de onderneming. Het werd gecreëerd door Ray Ozzie, die één van de belangrijkste ontwikkelaars van Lotus Notes was, en het stelt samenwerking voorop.

In plaats van een platte lijst van documenten, heeft het meer zoek-, discussie- en commentaaropties, kalenders, deelopties voor meerdere gebruikers, en meer. Het integreert met Lync en andere tools, zodat men weten kan wanneer andere gebruikers gesynchroniseerd hebben, en u kunt zowel in real-time als asynchroon met de mensen communiceren die aan de documenten werken.

WorkSpaces presteren het beste wanneer ze samen gebruikt worden naast andere SharePoint en Office hulpprogramma’s. Er zijn wiki’s, gebeurtenissenlijsten, gedeelde agenda’s, enquêtes en OneNote -notitieblokken te gebruiken, evenals SharePoint, en niet al die dingen integreren op dit moment goed met elkaar.

Dat wil niet zeggen dat die andere hulpmiddelen niet nuttig zijn, maar het zijn afzonderlijke hulpprogramma’s en gebruikers zullen moeten wennen aan het feit dat deze via andere interfaces werken, of ze zullen deze handmatig moeten synchroniseren.

Motivatie Creëren Voor SharePoint

Het kost tijd en training om mensen te laten wennen aan het werken met SharePoint, maar de tools zelf zijn niet overdreven complex. Iedereen die zowel comfortabel websites kan navigeren als met de Windows bestandenverkenner kan omgaan, moet SharePoint kunnen gebruiken en na slechts een paar minuten zijn of haar weg kunnen vinden in een WorkSpace om zich vertrouwd te maken.

Het feit dat het mogelijk is om offline te werken met veel van de hulpmiddelen is een enorm voordeel en maakt SharePoint praktisch voor de meeste toepassingen.

Een van de belangrijkste valkuilen is het beheer van machtigingen. Het is belangrijk dat mensen begrijpen wie ze moeten toevoegen aan een WorkSpace, en dat ze weten wat het betekent als ze iemand aan een werkruimte toevoegen. Het kan zijn dat het in de startfase beter is dat de IT afdeling SharePoint toegangsbeheer instelt en beheert, in plaats van gebruikers toe te staan zelf uitnodigen te versturen.

Samenwerkende tools, wanneer correct gebruikt, kunnen de productiviteit sterk verbeteren. Ze zijn handig, verwijderen veel problemen rondom het heen en weer e-mailen van documenten voor herziening, en besparen tijd en stress met versiebeheer.

Door de chat te laten associëren met een document dat ook werkelijk gekoppeld is aan een document, is een enorm voordeel, en iets dat mensen snel zullen waarderen. Hetzelfde geldt voor het koppelen van lijsten aan de context van het werk waarvoor het bedoeld is. De meeste mensen zullen eindigen met project gerichte werkruimten, die afleiding voorkomen en het veel gemakkelijker maken om zich te concentreren op de taak die bij het werk hoort.

Er zijn veel verschillende versies van SharePoint, en iedere versie benadert het paradigma van sites en werkruimten op enigszins verschillende manieren, maar het principe blijft hetzelfde.

Als u beschikt over een versie van Office die wordt geleverd met SharePoint en u profiteert nog niet van deze tools, dan moet u hier absoluut een blik op werpen aangezien zij uw productiviteit aanzienlijk zullen verhogen en het werken met een gedistribueerd team een stuk makkelijker zullen maken. Indien correct gebruikt, kunnen ze zelfs de noodzaak voor vergaderingen en ‘dood door Powerpoint’ wegnemen.

Overige cases

Contacteer ProcessDelight

Vragen of opmerkingen? Ontdek hoe ProcessDelight het verschil maakt voor uw bedrijfsprocessen. Contacteer ons meteen.

#ProcessDelight bvba
BE0685.868.291
Volg ons

This website uses cookies to give you the best experience. Agree by clicking the 'Accept' button.