#

Ongeacht de groot- of kleinschaligheid van uw bedrijf of de sector waarin u actief bent, hebt u ongetwijfeld te maken met veel papierwerk. Zoals facturen, kassabonnen, rapporten, white papers, bankafschriften, en dit is slechts een kleine greep uit de papierberg, maar de meeste organisaties zijn nu eenmaal afhankelijk van een breed scala aan documenten voor hun dagelijkse bedrijfsactiviteiten.

Een opgave waar elk bedrijf dan ook voor staat is zoeken naar de beste manier om al het papierwerk te beheren. Dit is waar document management systemen (DMS) kunnen helpen. Wat is document management of documentbeheer? In essentie is dit het proces waarmee bedrijven documenten opslaan, beheren, openen en bewerken.

Deze krachtige tools zorgen ervoor dat het werken met diverse soorten documenten een stuk sneller, eenvoudiger en efficiënter gaat. Om te begrijpen hoe uw bedrijf zijn voordeel kan doen met één van deze systemen, dient u eerst een idee te hebben hoe ze werken.

Een doorsnee bedrijf genereert dagelijks een enorme hoeveelheid papierwerk. Als u producten bijvoorbeeld rechtstreeks aan klanten verkoopt, kan één bestelling resulteren in meerdere documenten. Deze documenten bevatten meestal de eerste aanvraag van de klant, het volledig ingevulde bestelformulier en de factuur. Als een van uw medewerkers via e-mail met de klant communiceert, moeten die berichten ook worden opgeslagen, zodat ze in de toekomst weer kunnen worden opgeroepen.

Zonder een document management systeem worden al deze documenten meestal op verschillende plaatsen opgeslagen. De meeste bedrijven hebben bijvoorbeeld een archiveringssysteem waarin ze facturen en bestelformulieren opslaan. Elektronische kopieën worden meestal opgeslagen in een computermap, terwijl papieren exemplaren in fysieke archiefkasten die in het kantoor staan, worden opgeslagen. E-mailberichten worden daarentegen meestal bewaard op de server of opgeslagen in een speciaal gebied dat is bedoeld voor het bewaren van records uit elektronische communicatie.

Hoewel dit logisch kan zijn vanuit organisatorisch oogpunt, kan het ook behoorlijk problematisch zijn. Want als de documenten op meerdere locaties worden opgeslagen, wordt het nadat de verkoop is voltooid, moeilijk om ze op te roepen.

Als een klant over zijn bestelling met u contact opneemt, kunt u niet één-twee-drie met één muisklik alle informatie over zijn account opvragen. In plaats daarvan moet u de tijd nemen om alle documenten die op verschillende plaatsen zijn opgeslagen bij elkaar te verzamelen. Dit is niet alleen tijdrovend, maar het maakt het ook moeilijker om de specifieke informatie te vinden waarnaar de klant op zoek is.

Document beheersystemen lossen al deze problemen op, waardoor het uiterst eenvoudig wordt om documenten op te slaan, te ordenen en op te roepen. In dit geval worden alle documenten van de bestelling van de klant op dezelfde plaats op dezelfde server opgeslagen. Omdat de server centraal is geplaatst, kan elke medewerker die geautoriseerd is toegang krijgen tot de informatie vanaf zijn werkstation. Dit maakt het veel makkelijker om snel te reageren op vragen of om toegang te krijgen tot belangrijke informatie, indien nodig.

Een ander voordeel van het gebruik van een DMS is dat het voor meerdere werknemers gemakkelijker wordt om met elkaar aan projecten samen te werken. Documenten die in het systeem zijn opgeslagen, kunnen door meerdere personen worden bewerkt. Als iemand wijzigingen in het document moet aanbrengen, moet hij/zij eerst inchecken, de collega die aan het project werkt waarschuwen dat iemand anders actief is en wijzigingen wil aanbrengen. Het systeem is ontworpen om te voorkomen dat medewerkers elkaars wijzigingen overschrijven, als ze tegelijkertijd aan het document werken.

In de meeste gevallen worden er ook meerdere versies van het document opgeslagen, met de originele versie en de eventuele wijzigingen die zijn aangebracht. Wijzigingen die door specifieke werknemers zijn gemaakt, kunnen in verschillende kleuren worden gemarkeerd, zodat iedereen die aan het project werkt kan zien wie specifieke informatie aan het document heeft toegevoegd. Als extra functionaliteit kunnen eventuele ongewenste wijzigingen worden teruggedraaid, waardoor het document, in geval van problemen of fouten, in de oorspronkelijke staat wordt hersteld.

Vanuit beveiligingsoogpunt zijn deze systemen ook een uitstekende keuze voor elk bedrijf. Hiermee kunt u aangepaste machtigingen instellen om te bepalen wie toegang krijgt tot specifieke documenten en deze kan bewerken. Ze maken ook een record aan van de datum en het tijdstip waarop de documenten zijn geopend, maar leggen ook informatie vast over wie ze heeft opgeroepen. Hiermee is simpelweg in een oogopslag te zien wie toegang heeft gehad tot bepaalde documenten.

Een ander voordeel dat deze systemen uniek maakt, is dat ze kunnen worden gebruikt om een breed scala aan documenttypen en bestandsindelingen op te slaan. Samen met standaarddocumenten en spreadsheets kunnen ze ook afbeeldingen, spraakopnames en video’s opslaan. Al deze mediatypen kunnen worden getagd met relevante zoekwoorden en kunnen worden gekoppeld aan andere gerelateerde documenten, wat betekent dat ze eenvoudig kunnen worden opgeroepen met een eenvoudige zoekopdracht op trefwoord.

Documenten die in het systeem zijn opgeslagen, kunnen op een computer worden aangemaakt en direct in het elektronische opslaggebied worden opgeslagen. Als alternatief kunnen ze ook worden gescand met een documentscanner of op een andere manier worden gedigitaliseerd. Dit biedt een enorme veelzijdigheid aan documentsoorten die kunnen worden opgeslagen, bewerkt en opgeroepen.

Wat is documentbeheer en hoe kan uw bedrijf hiermee zijn voordeel doen? In wezen kunnen deze systemen helpen bij elk aspect van het overzicht houden op en het toegang hebben tot documenten en papierwerk.

Vanuit het oogpunt van de workstroom kunnen ze uw processen stroomlijnen, waardoor het sneller en eenvoudiger wordt documenten op te slaan, te bewerken en op te roepen.

Overige cases

Contacteer ProcessDelight

Vragen of opmerkingen? Ontdek hoe ProcessDelight het verschil maakt voor uw bedrijfsprocessen. Contacteer ons meteen.

#ProcessDelight bvba
BE0685.868.291
Volg ons

This website uses cookies to give you the best experience. Agree by clicking the 'Accept' button.