Wat U Moet Weten Over DMS Software

#

Heeft u ooit nagedacht over DMS software of over wat DMS software is? Simpel uitgelegd, Document Management Systeem is de geautomatiseerde methode voor het vastleggen, organiseren, beveiligen, taggen, goedkeuren, digitaliseren en uitvoeren van verschillende taken in associatie met al uw zakelijke bestanden. Hoewel de meerderheid van DMS reeds efficiÎnt zijn bij het opslaan van informatie in de Cloud, omvat deze software veel meer dan alleen de opslag in de Cloud.

Gezien het feit dat geavanceerde DMS zoals eFileCabinet de mogelijkheid heeft een significante hoeveelheid papierwerk aan kan dat door het bedrijf stroomt, houdt u meer tijd over om u te focussen op zaken die echt belangrijk zijn. Een voorbeeld hiervan zou een persoon met een grote archiefkast vol papieren kunnen zijn, die nu een automatisering kan opstarten voor de typen documenten die deze persoon verwerkt. Het gebruik van Zonal ORC en intelligente scan technologie kan ieder document type sorteren zodat het herkent wordt en naar de juiste locatie gestuurd wordt. Dit resulteert in een aangepaste werkstroom die automatisch wordt geactiveerd.

De Voordelen Van Het Gebruik Van DMS

  • – Vrijheid
  • – Gemak
  • – Professionele groei
  • – Vrije Tijd
  • – Gemoedsrust

1. Vrijheid

Vrijheid is het meest genoemde voordeel door gebruikers van DMS. Deze vrijheid is grotendeels te danken aan Cloud, waarmee men papierloos wordt met een DMS. Deze laat ook moeilijke processen van het handmatig verwerken van documenten, het zoeken naar relevante informatie en faxen verdwijnen.

2. Gemak

Gemak is niet alleen voor de consument gedreven technologie, het is gegroeid tot een zeer sterk steunpunt als het gaat om kleine en middelgrote bedrijven. Bijvoorbeeld, op de Cloud gebaseerde Document Beheer oplossingen samen met de mobiele apps hiervoor, bieden een manier om samen te werken, toegang tot bestanden te verlenen, en zenden gevoelige informatie op een veilige manier vanaf iedere plaats met een internetverbinding. Een ingebouwde Web-Portal van een DMS biedt gebruikers tevens een manier om grotere bestanden op een veilige manier te verzenden via mobiele apparaten. Hoewel de veiligheid en toegankelijkheid op een bepaald moment gezien werden als wederzijds exclusieve voordelen van de technologische oplossingen, brengt een DMS ieder voordeel samen in een functionele oplossing.

Uit het oogpunt van gemak en veiligheid, zijn deze functies essentieel voor de werknemers in de kleinere medische klinieken, terwijl IT managers DMS moeten gebruiken om gevoelige informatie veilig te stellen als werknemers werkgerelateerde informatie opslaan op hun persoonlijke mobiele apparaten, en vanuit elk punt van een gerelateerde internet verbinding. Als het om de boekhoud industrie gaat, biedt DMS Mac compatibiliteit samen met mobiele toepassingen de responsiviteit die de CPAs klanten vragen. Dit geldt tevens voor de verzekeringen en financiÎle industrieÎn, met name verzekeringsagenten en financiÎle adviseurs die veel van hun tijd spenderen met vergaderingen met klanten op de locaties van hun keuze.

4. Vrije Tijd

Wanneer u denkt aan werk, dan is tijd ongeveer net zo belangrijk in vergelijking tot de waarde van uw looncheque. Als u veel van uw tijd doorbrengt met administratieve taken die gekoppeld zijn aan papier, waaronder bijvoorbeeld archiefkasten, printers en faxmachines, wordt u minder betaald voor uw expertise die u definieert. Dit doet afbreuk aan uw totale waarde voor het bedrijf, ongeacht uw talenten of die van uw medewerkers.

Wanneer u een aanbod krijgt met meer tijd om deel te nemen aan wat echt belangrijk is, dan wordt u een kans aangeboden om uw tijd meer zinvol te gebruiken. Hoewel veel mensen de papier gerelateerde onderbrekingen tijdens het werk zien alsof het er gewoon bij hoort, hoeft het niet zo te gaan als u bewapend bent met de juiste technologie.

Wanneer u vertrouwt op een efficiÎnt DMS om zulke inefficiÎnties te overwinnen heeft deze het vermogen om de levens van professionals evenals het bedrijf waar zij voor werken wezenlijk te veranderen. De kwestie van de wanorde in documenten is de belangrijkste reden voor organisatorische chaos. En als er geen middelen zijn om deze informatie te optimaliseren, organiseren en te beheren, zijn er weinig of geen middelen voor deze organisaties om informatie te ontvangen die nodig is in dit huidige tijdperk en gekoppeld is aan digitale transformatie.

5. Gemoedsrust

Het lekken van informatie, lekken in de beveiliging evenals andere soorten van informatie rampen domineerden de krantenkoppen in het jaar 2017 en hebben sindsdien nog veel meer krantenkoppen gehaald in 2018. De oorzaak van de meeste van deze inbreuken hadden te maken met slecht management van interne informatie. Ter vergelijking, wanneer men denkt aan DMS software, biedt dit systeem noodzakelijke hulpmiddelen om alle informatie veilig te stellen, zowel binnen als buiten het kantoor. Beveiligde Amazon Web servers, 24 uur data back-up, 256-AES encryptie met bankgarantie voor de informatie in doorgang naar een SSL (Secure Socket Layer) modus, evenals de informatie opslag met verschillende fysieke en kunstmatige points-of-presence zijn slechts enkele functies die betrekking hebben op de gemoedsrust die deel uitmaken van de Document Management Systemen met de beste waardering.

Daarnaast is functie gebaseerde gebruikerstoegang een kenmerk van Document Management Software die angsten en risicoís met betrekking tot de toename van interne data lekken overboord gooit, wat alle data lekken van de afgelopen 20 jaar in het niets doet opgaan.

Over DMS Software En Wat Is Het Verschil?

In tegenstelling tot wat men gelooft, heeft de Desktop/On-Premise DMS producten niet noodzakelijkerwijs on-site instandhouding en onderhoud nodig door interne IT afdelingen, omdat vele van de leveranciers deel blijven nemen aan de instandhouding van deze on-site technologie. Echter, waar de On-Premise DMS producten ontworpen zijn om te synchroniseren en te integreren met de organisaties bestaande IT infrastructuur ter plaatse, vereist de Online Cloud gebaseerde DMS dit planningsniveau niet als het gaat om de uitvoering.

Een van de andere factoren van aankoop die vaak over het hoofd gezien wordt is de hogere elektriciteit en stroomkosten die gepaard gaan met On-Premise DMS. Hoewel dit intuÔtief meestal met hogere prijzen in vergelijking tot andere DMS modellen wordt geassocieerd, zijn de On-Premise oplossingen nog altijd superieur in vergelijking met de goedkoopste manuele opslagsystemen, als het gaat om de totale efficiÎntie van de kosten.

De online Cloud gebaseerde DMS is erkend als de meest veilige en functionele van alle modellen die momenteel worden aangeboden binnen het DMS product spectrum. Dit is vanwege het feit dat het problemen met desktop compatibiliteit die door sommige organisaties wordt gebruikt op hun bestaande computers en overstijgt. Dit zijn de DMS producten die organisaties in rekening brengen, voor informatie en data opslag, de toegankelijkheid tot deze data in de vorm van hosting op een DMS verkoopserver, die toegankelijk is voor kopers vanaf iedere plaats met een beschikbare internet connectie met door Mac gestuurde systemen en mobiele applicaties. De Cloud is meer bevorderlijk als het gaat om kritieke opdrachtfasen voor organisatorische groei, die voor een grotere afname in OPEX (bedrijfslasten) zorgt in vergelijking met de On-Premise DMS.

Als we spreken over DMS software oplossingen die On-Premise zijn, zijn zij meestal gemakkelijker voor nieuwkomers om te begrijpen. Maar het is belangrijk op te merken dat de online DMS oplossingen meestal kenmerken hebben die meer up to date zijn. Ondanks deze meer up to date kenmerken, zullen grotere organisaties bemerken dat de bandbreedte van de Cloud in sommige gevallen beperkt is, wat de aanloopkosten van een On-Premise oplossing samen met de benodigde power-output om deze te besturen hoger maakt, maar financieel meer gerechtvaardigd is.

De Cloud die vaak wordt aangeduid als SaaS (software as a service) is eigenlijk niet immaterieel, zoals de naam eigenlijk doet vermoeden. Het is echter eerder een wereldwijde infrastructuur, die een verscheidenheid aan tastbare ruimte wereldwijd in beslag neemt en hooggecodeerde informatie bevat. Het integreert de samenwerking, verbetert de beveiliging en de opslag bandbreedte vereist een toenemend volume en complexiteit van de kleine tot de middelgrote organisaties.

De functie die het meest aanspreekt van Online Cloud gebaseerde DMS is hoe de verkopers deze opslagruimte maken, hyper collaboratieve hulpmiddelen en beveiliging beschikbaar stellen voor organisaties tegen lage prijzen zonder dat de kopers zich aan moeten passen aan de laatste informatie architectuur.

Overige cases

Contacteer ProcessDelight

Vragen of opmerkingen? Ontdek hoe ProcessDelight het verschil maakt voor uw bedrijfsprocessen. Contacteer ons meteen.

#ProcessDelight bvba
BE0685.868.291
Volg ons

This website uses cookies to give you the best experience. Agree by clicking the 'Accept' button.